magazyn-firma

Zgodnie z prawem, biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności, za błędy popełnione przez swojego klienta. To właściciel działalności przed Urzędem Skarbowym odpowiada osobiście za na przykład nieodpowiednio naliczony podatek. Nie oznacza to jednak, że biuro rachunkowe zupełnie umywa ręce od błędów w księgowości. W razie, jeżeli zachowa się ono niestarannie, zobowiązane jest do wypłacenia odszkodowania.

Powiadomienie Urzędu Skarbowego o tym kto prowadzi rachunki

To podatnik zobowiązany jest do poinformowania US, że jego księgi rachunkowe prowadzone są przez kogoś innego niż on sam. W ciągu tygodnia od zawarcia umowy z biurem rachunkowym właściciel działalności musi o tym powiadomić naczelnika lokalnego urzędu skarbowego, podając wszelkie dane swojego księgowego.

Sam fakt powierzenia prowadzenia swoich ksiąg osobie zewnętrznej nie zwalnia wcale z obowiązku pilnowania terminów i dbania o właściwe księgowanie swojej działalności. Do typowych błędów tego rodzaju należy zawyżanie zwrotów z tytułu podatku VAT. Biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe należące do swoich klientów. Nawet w przypadku podpisania umowy, nie można w niej zmienić tej odpowiedzialności. Wobec fiskusa podstawową osobą odpowiedzialną jest sam podatnik. Spłat zaległości z tytułu podatkowego nie można bowiem dochodzić od księgowego. To podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą odpowiada za nią całym swoim majątkiem i to właśnie z niego ściągana będzie należność.

CZYTAJ RÓWNIEŻ: Dostałeś dofinansowanie do cen energii? Teraz zapłać podatek

Błędem jest jednak myślenie, że biuro księgowe nie ponosi żadnej odpowiedzialności za swoją nierzetelność. Osoba, która zleciła pracę polegającą na prowadzeniu działalności, ma prawo do domagania się odszkodowania, jeżeli na skutek braku staranności pojawią się jakieś wady. Roszczenie takie ma umocowanie w Kodeksie Cywilnym, dokładnie w artykule 471 dotyczącym odpowiedzialności kontraktowej. Zgodnie z jego zapisami, osoba winna zaniedbań zobowiązana jest do naprawy szkody wynikającej z niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania, jeżeli okoliczności wskazują, że dłużnik nie ponosi za nie odpowiedzialności.

Ubezpieczenie OC księgowego

Przedsiębiorca, jeżeli chce uzyskać odszkodowanie, ma obowiązek wskazania, jakiego typu obowiązki wzięło na siebie biuro rachunkowe, a także przedstawić popełnione błędu. Między błędami, a faktycznie poniesionymi stratami musi istnieć bezpośredni związek. Dlatego tak ważna jest treść podpisanej umowy. Muszą się w niej znaleźć informacje dotyczące zakresu świadczonych usług, odpowiedzialności za prawidłowość rozliczeń, sposób potwierdzania przyjęcia dokumentów do księgowania.

Biuro rachunkowe powinno mieć także zawarte ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody wynikające w związku z prowadzoną przez siebie działalnością. Minimalna suma gwarancyjna przy tego rodzaju ubezpieczeniu jest ściśle związana z faktycznie wykonywanymi przez biuro rachunkowe czynnościami, dlatego może być bardzo różna. Przed podpisaniem umowy z konkretnym biurem księgowym należy o to dopytać, ponieważ to kwestia mająca duże znaczenie dla interesów podatnika. Jeżeli biuro prowadzi jedynie doradztwo podatkowe, taka suma wynosi 5 tysięcy euro. Kwota wzrasta do 10 tysięcy euro, jeżeli działalność dotyczy wyłącznie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. 15 tysięcy euro to suma w przypadku czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i doradztwa podatkowego. To dobre zabezpieczenie dla przedsiębiorcy, ponieważ wówczas odszkodowanie jest łatwiej uzyskać z puli ubezpieczyciela.

Większość osób, które prowadzą swoje firmy, stoi przed dylematem jakie biuto księgowe wybrać. Dobre biuro księgowe pozwala nie myśleć o wszelkich terminach rozliczeń i o zmieniających się przepisach podatkowych oraz tych związanych z ubezpieczeniami społecznymi. Co jednak dzieje się w przypadku, gdy biuro księgowe popełni błąd w rozliczeniach?

Odpowiedzialność podatnika za błędy w rozliczeniach

Na wstępie warto zaznaczyć, że fakt korzystania z usług biura księgowego nie zwalnia podatnika z odpowiedzialności za błędy w swoich rozliczeniach. Z pewnością korzystanie z usług biura księgowego ma bardzo wiele zalet. Do podstawowych należy właśnie zminimalizowanie ryzyka pomyłek w rozliczeniach, szczególnie jeżeli skorzysta się z usług profesjonalnego, polecanego biura. Z biurem księgowym podpisuje się również umowę (czasową lub na czas nieokreślony). Profesjonalne biuro powinno mieć wykupione ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Więc ewentualne błędy będą regulowane z pieniędzy pochodzących z ubezpieczenia.

To jednak przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność podatkową całym swoim majątkiem. Wynika to z prostego faktu, że wszelka zaległość dotyczy bezpośrednio podatnika, a nie innych osób, dlatego on za nią odpowiada. Dzieje się tak, pomimo iż fakt prowadzenia ksiąg podatkowych przez biuro rachunkowe należy zgłosić.

4 sposoby na zapewnienie ciągłości działania centrów danych

Odpowiedzialność biura księgowego za błędy w rozliczeniach

Jednak biuro rachunkowe nie jest zupełnie zwolnione z odpowiedzialności za powstałe na skutek własnej winy błędy. W umowie powinny znaleźć się stosowne zapisy deklarujące, co dzieje się na wypadek popełnienia błędu. Powinien być w niej zawarty cały zakres obsługi, to znaczy, za jakie elementy dokładnie jest odpowiedzialna księgowa. Bez tego trudno jest potem udowodnić, kto ponosi winę za pomyłki. To zabezpiecza obie strony umowy.

Nie jest jednak tak, że biuro księgowe nie ponosi żadnej odpowiedzialności za popełnione przez siebie błędy. Księgowa odpowiada zarówno przed Urzędem Skarbowym, jak i przed podatnikiem. Jeżeli dojdzie do rażącego błędu, to przedsiębiorca może żądać odszkodowania za szkody poniesione w wyniki nierzetelnego działania. Podstawą jest art. 471 kodeksu cywilnego (Dz. U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 ze zm.) dotyczący odpowiedzialności kontraktowej. W praktyce jest jednak tak, że to podatnik musi zapłacić zobowiązania wobec urzędu, a dopiero później dochodzić swoich praw wobec biura rachunkowego.

Odpowiedzialność karna biura rachunkowego za błędy w rozliczeniach

To jeszcze nie koniec odpowiedzialności biura rachunkowego. Odpowiada ono także karnie, na mocy kodeksu karnego, gdzie w artykule 9 § 3 mowa o sprawczej odpowiedzialności. Jest to odpowiedzialność, którą ponoszą podmioty prowadzące sprawy gospodarcze innego podmiotu. Dodatkowo artykuł 303 kodeksu karnego informuje, że kto wyrządza szkodę majątkową osobie fizycznej, prawnej albo jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, przez nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny, niezgodny z prawdą, np. niszcząc, usuwając, podrabiając dokumenty dotyczące tej działalności, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3. Jest to więc również dobre zabezpieczenie dla przedsiębiorców obawiających się nierzetelnego biura rachunkowego. Oczywiście dotyczy to specyficznych sytuacji, w których to księgowa działa celowo na niekorzyść przedsiębiorcy, zazwyczaj w celu zyskania własnych korzyści majątkowych.

Księgowość online polega na tym, że firma za sprawą specjalnie stworzonego oprogramowania lub aplikacji, samodzielnie zarządza swoją księgowością, bez konieczności korzystania z usług zewnętrznego biura rachunkowego. Cena każdego certyfikowanego oprogramowania księgowego jest dość wysoka, czasami zbyt wysoka dla małej firmy. Oprogramowanie księgowe można nabyć i zainstalować na komputerze. Jednak dzięki stale rozwijającemu się internetowi, konsument może zlokalizować identyczną pakietowaną aplikację w sieci.

Księgowość online nie jest odpowiednia dla wszystkich, dlatego ważne jest, aby przed podjęciem decyzji o przejściu na rozwiązanie w chmurze zbadać ryzyko, a także korzyści. Poniżej przedstawiono kilka kluczowych zagrożeń, o których należy pamiętać.

Bezpieczeństwo księgowości online

Bezpieczeństwo jest głównym problemem księgowości online. Internetowe oprogramowanie do obsługi rachunków finansowych obsługuje jego osobiste centrum baz danych, a wszystkie rekordy są gromadzone na ogromnych serwerach sieciowych. Zwróć uwagę na liczbę serwerów danych internetowych, które są zachowywane w celu tworzenia kopii zapasowych, mimowolnie lub ręcznie. Siła kopii zapasowej musi być traktowana jako podstawowy czynnik przy zabezpieczeniu. Wszystko będzie wydawać się proste, gdy konsumenci nie będą już musieli zastanawiać się nad tworzeniem kopii zapasowych ani martwić się o nie. Pomyśl o tym, ile razy w roku ktoś musi zgłosić się na ochotnika i zabezpieczyć twój serwer, sformatować go i system, bo inaczej dojść może do jakichś nieprzyjemnych sytuacji. Jak bardzo jest to przytłaczające, gdy aplikacja księgowa i baza danych firmy są przechowywane na komputerze osobistym lub na serwerze firmy.

Koszt księgowości online

Oprogramowanie księgowe online jest sprzedawane w innym modelu niż większość programów księgowych na komputery stacjonarne. Zamiast kupować je od razu (licencja wieczysta), oprogramowanie jest wynajmowane co miesiąc. Może to w perspektywie kosztować znacznie więcej, nawet niż usługi stacjonarnego biura księgowego.

Szybkość internetu

Księgowanie w chmurze wymaga dobrego połączenia z internetem – w przeciwnym razie jego wolne prędkości mogą wpłynąć na wydajność i/lub możesz zostać dotknięty awariami. Dlatego na księgowość online można się zdecydować dopiero w sytuacjach, kiedy w danym miejscu jest odpowiednia prędkość internetu.

Ochrona danych

Jednym z bardziej emocjonalnych problemów jest przechowywanie informacji księgowych. Starsi właściciele firm mogą obawiać się utraty kontroli nad swoimi danymi. Księgowi od dawna są zaufanymi posiadaczami akt księgowych, a niektórzy niechętnie rezygnują z tej roli. Firmy programistyczne czasami przechowują dane w centrach danych w innym kraju, w którym obowiązują inne prawa dotyczące własności intelektualnej. Ponadto potrzebna jest silna dyscyplina w takich kwestiach, jak kontrolowanie dostępu, aby na przykład po odejściu personelu ich dane logowania do systemu zostały usunięte. Ochrona danych w przypadku plików księgowych jest niezwykle istotna.

RODO

Jest to bardzo ważne, zwłaszcza jeśli wybrany dostawca rozwiązania może wiązać się z koniecznością przesyłania danych poza UE.

Dostawca jest zablokowany

Niektórzy klienci martwią się tym, że w przyszłości będą musieli przejść na alternatywnego dostawcę oprogramowania do księgowości online.

System nie działa

Zwykle dotyczy to dużych organizacji ze starszymi systemami, dla których księgowość online może nie być dostosowana.

Magazyn Firma

Magazyn Firma to serwis dla przedsiębiorców sektora MŚP. Prosto, konkretnie i praktycznie pokazujemy to, co ciekawe w zarabianiu pieniędzy.

Odwiedź nas na:

Magazyn Firma 2022. All Rights Reserved.
magnifier