Na początku roku wielu przedsiębiorców decyduje się na poniesienie kosztów, które firmie wcale nie są potrzebne. Sprawdziliśmy, które koszty firmowe są niepotrzebne.

Kiedy gospodarka wciska hamulec i z poślizgiem sunie przez pandemiczną rzeczywistość, w głowach wielu przedsiębiorców pojawia się hasło klucz „cięcie kosztów”. Rzeczywiście, szukamy oszczędności niemal wszędzie. Kiedy się to udaje, a firmowe finanse zaczynają być ustabilizowane często zgadzamy się na wydatki, które (umówmy się) nie dają się zaliczyć do kategorii pierwszej potrzeby.

CZYTAJ TAKŻE: Od czego by tu zacząć? Czyli biznes na przełomie roku

Wybaczcie to porównanie, ale czy przypadkiem nie działamy czasem niczym dziecko, które zaraz po rozbiciu świnki skarbonki zastanawia się na co wydać zaoszczędzone pieniądze? W ten sposób cały wysiłek i wyrzeczenia (nasze i naszych pracowników) idą na marne. A szkoda.

Powiększenie floty w czasie kryzysu

Celowo użyliśmy tutaj słowa „powiększenie” a nie „wymiana”. Jeżeli posiadamy flotę samochodów w leasingu, termin wymiany może wynikać z pewnego cyklu w związku z zawartymi wcześniej umowami i to jest zrozumiałe. Gorzej jeśli idziemy w dodatkowe wydatki związane z ilościowym lub jakościowym poprawieniem parku samochodowego w naszej firmie.

Nic tak nie kłuje w oczy szeregowego pracownika, który właśnie nie dostał podwyżki, stracił premię i boi się o swój los jak wymiana samochodu szefa lub przełożonego. Szczególnie jeśli jest to zmiana o klasę wyżej, frustracja (być może skrywana) jest niemal pewna, co może uderzyć w jego efektywność pracy i postrzeganie firmy. A jeśli tak, łatwiej będzie mu podjąć decyzję o zmianie pracodawcy jeśli sytuacja na rynku zatrudnienia ulegnie poprawie.

CZYTAJ TAKŻE: Najlepszy telefon dla pracowników fizycznych. Lista TOP5 (wybór redakcji)

To samo z dodatkowymi autami dla kluczowych pracowników – takie wydatki mogą poczekać, serio. I nie chodzi tylko i wyłącznie o kwestie wizerunkowe (jesteśmy dalecy od strategii zamartwiania się tym „co ludzie powiedzą”), ale brnięcie w wyższe koszty. Inna rzecz to wymiana floty np. dla handlowców wynikająca ze wspomnianego cyklu związanego z leasingiem – zamiana focusa na focusa (nawet tego nowszego) nie bije tak po oczach i zapewne nie zwiększy kosztów, a raty leasingowe pozostaną na podobnym poziomie.

Nieuzasadnione jest jednak przeskoczenie z kompaktu na SUV-a, który po prostu będzie droższy. To chyba zły pomysł, gdy wszem i wobec mówimy o nieuchronnej konieczności cięcia kosztów. Warto poczekać, aż sytuacja się poprawi.

Pokus jednak nie brakuje, bowiem kryzys mocno uderzył w branżę motoryzacyjną, która kusi obecnie ciekawymi propozycjami i sporymi obniżkami cen aut, szczególnie z rocznika 2020. Jeśli dzięki zmianom zjedziemy z kosztami to wszystko jest w porządku.

Doświadczenie jednak pokazuje, że  w takich okolicznościach jesteśmy bardziej skłonni wskoczyć półkę wyżej wiedząc, że za dany model zapłacimy mniej niż – powiedzmy – dwa lata temu, ale ciągle więcej niż za ten, który wcześniej wybraliśmy.

CZYTAJ TAKŻE: Abonament radiowo-telewizyjny za komputer w firmie? Już nic nas nie zaskoczy

Zmiana logotypu firmy – koszty

Kiedy biznes „nie idzie”, jesteśmy w stanie przyczepić się wszystkiego. Jesteśmy też bardziej skłonni posłuchać przeróżnych „rad”, np. firm marketingowych czy PR, które podobnie jak Ty szukają kolejnego kontraktu i szansy na zarobienie pieniędzy.

Pewien przedsiębiorca opowiadał mi o „bezpłatnym, profesjonalnym raporcie” jaki otrzymał od nieznanej wcześniej firmy, która „pochyliła się” nad jego logotypem, krytykując go za odbieganie od obecnych trendów, słabą rozpoznawalność, złą kolorystykę. Przy okazji oberwało się całej identyfikacji wizualnej firmy, która, jak stwierdzili autorzy analizy, szczególnie teraz powinna być bardziej wyrazista, transparentna i w ogóle zgodna ze „współczesnymi trendami komunikacji i budowania wizerunku”. To miło z ich strony.

Jak sam przyznał adresat raportu, przez dłuższy czas był przekonany, że wspomniana agencja ma dużo racji… Aż do momentu, w którym uświadomił sobie, że skoro obecny logotyp nikomu nie przeszkadzał przez prawie 20 lat, a firma działała dobrze, trudno teraz w dobie epidemii obarczać go winą za całe zło jakie spadło na przedsiębiorstwo.

Słusznie. Zmiana logotypu lub rebranding to jeden z najmniej potrzebnych dzisiaj wydatków. Oprócz wynagrodzenia dla grafika, dochodzą kolejne koszty związane z przebudową strony internetowej, zmianą wizytówek, papieru firmowego, roll-upów, szyldów, materiałów marketingowych etc.

CZYTAJ TAKŻE: Ryczałt 2021 – nowe zasady. Tabela limitów i stawek. Dla kogo ryczałt?

W jego przypadku przewidywane koszty sięgnęły kilkudziesięciu tysięcy złotych plus to wszystko, co musiałby jeszcze zmienić, a o czym nie pomyślał w pobieżnej analizie. Kryzys to słaby moment na takie zmiany, szczególnie jeśli szukamy oszczędności. Zmianę logotypu, jeśli jest ona konieczna, zostawmy na później.

Wydatki na wyposażenie biura i narzędzia

Wymiana mebli w gabinecie lub sprzętu biurowego np. laptopów nie jest też wydatkiem pierwszej potrzeby. Chyba, że komputery mamy w leasingu, a ewentualna ich wymiana nie spowoduje wzrostu wysokości raty. Jeżeli sprzęt IT kupujemy na wolnym rynku za gotówkę, nie dajmy się narzuconym przez samych siebie terminów np. „wymiana laptopów co trzy lata”.

Jeśli działają, dajmy im jeszcze popracować, a na zakupy wybierzemy się za kilka miesięcy. Szczególnie jeśli w grę wchodzi wymiana np. kilkunastu komputerów dla pracowników biurowych. Chyba, że któreś urządzenie rzeczywiście skutecznie się zamortyzuje odmawiając posłuszeństwa, wówczas wymieńmy ten jeden.

Przejęcie konkurencji w czasie kryzysu

Pokusa jest ogromna. Jeśli Twój konkurent nie wytrzymał ostrego gospodarczego hamowania może pojawić się oferta przejęcia jego biznesu. Może być to sklep, punkt usługowy, niewielki zakład produkcyjny.

CZYTAJ TAKŻE: Kontrola pracowników zdalnych. Z legalnością działań może być kłopot

Pojawia się oto szansa stworzenia kolejnej filii i to w okazyjnej cenie. Warto jednak pamiętać, że przejmując taką firmę, przejmujemy też jej problemy. Restrukturyzacja, dostosowanie do własnych standardów, rebranding kosztują niemało.

Jeżeli akwizycja nie jest wpisana w wieloletnią strategię, lub nie mamy w tym doświadczenia, lepiej nie korzystać z takich okazji. Ryzyko może być zbyt duże, a w szczególności w dobie spowolnienia gospodarczego.

Zwiększenie zatrudnienia w czasie kryzysu

Sprawa dyskusyjna, dlatego umieszczamy ten punkt na końcu naszej listy. Oczywiście przyjęcie pracownika w dobie kryzysu ma swoje pozytywne strony – po pierwsze, jego wymagania na starcie nie będą (lub nie powinny być ) wygórowane.

Po drugie, w związku z kłopotami wielu firm, można teraz pozyskać świetnych specjalistów, którzy dotąd pracowali dla konkurencji, a ich doświadczenie może być niezwykle cenne dla naszej firmy. Ważny jest jednak kontekst takiej rekrutacji. Jeżeli dwa miesiące wcześniej w ramach redukcji etatów zwolniliśmy handlowca bowiem nie wykonał budżetu (swoją drogą rozpisanego przed pandemią) nie liczmy na to, że nowy pracownik nagle odmieni tę rzeczywistość.

CZYTAJ TAKŻE: Oryginalne benefity pracownicze w covidowych czasach

Musimy liczyć się z kosztami, nie tylko pracy, ale także wdrożenia (onboardingu), wyposażenia stanowiska pracy, niezbędnych szkoleń. Powiększanie załogi w momencie spowolnienia sprawdza się tam, gdzie finansowe skutki pandemii nie naruszyły równowagi w firmie. Jeśli jednak borykasz się z różnymi problemami, lub poważnie obawiasz się kolejnych miesięcy, dwa razy się zastanów zanim zaprosisz na pokład kolejnego pracownika.