Rozporządzenie RODO, ochrona danych osobowych to pojęcia, które są z nami już od dłuższego czasu. Wciąż jednak pojawiają się pytania czy pracodawca może przekazywać numer telefonu pracownika

Czy numer telefonu pracownika jest daną osobową?

Odpowiedź na to pytanie będzie zależała od tego, czy numer, o którym mówimy wpisany jest jako telefon służbowy, czy jest to raczej numer prywatny. Jeśli udostępniamy pracownikowi telefon służbowy, do którego przypisany jest określony numer, to tak jak sam telefon (urządzenie) jest własnością firmy, tak i numer jest daną służbową.

CZYTAJ TAKŻE: Telefon służbowy w 5G – gdzie już można korzystać? (województwa)

I nie ma tu znaczenia, czy telefon ten jest abonamentowy, czy prepaid. Pracownik w tej sytuacji jest wyłącznie użytkownikiem i ponosi za telefon służbowy odpowiedzialność. W takiej sytuacji numer telefonu służbowego będzie związany z pracą i w związku z tym nie trzeba pytać o zgodę na jego udostępnienie.

Prywatny numer telefonu pracownika

W przypadku, gdy pracownik korzysta w pracy z prywatnego numeru, to sprawa nie jest już tak oczywista. Nawet wtedy, gdy wykorzystuje ten numer używając w trakcie rozmów telefonu (urządzenia) należącego do firmy.

Zdecydowanie najlepiej w takim przypadku będzie ustalenie sposobu dysponowania takim numerem telefonu przez firmę. Dobrze jest by pracownik wyraził zgodę na to by jego prywatny numer znalazł się na wizytówce firmowej, czy firmowej stronie internetowej.

Pracownik podaje swój numer. Czy można go udostępniać?

Wyobraźmy sobie sytuację, że pracownik podaje swój numer telefonu bo np. bierze udział w rekrutacji. Czy jego prywatny numer możemy udostępnić na zewnątrz? Może się wydawać, że tak, skoro przy CV kandydat zgodził się na przetwarzanie danych osobowych. Prawo jednak jest tu bardzo jednoznaczne. Jeśli pracownik przekazał numer podczas rekrutacji, to tylko w takiej sytuacji może być on przetwarzany.

Jeśli chcemy na wizytówce umieścić numer telefonu prywatnego pracownika, to potrzebujemy do tego specjalnej zgody.

Czy można podać prywatny numer pracownika?

Pracownik może w każdym momencie odwołać zgodę na przekazywanie prywatnego numeru telefonu . Jeśli więc pracownik dostaje telefony związane z pracą po godzinach, to ma prawo złożyć pismo z prośbą o to by zaprzestać przetwarzania danych, czyli numeru telefonu.

Służbowy numer telefonu

Właśnie dlatego dobrym rozwiązaniem jest przekazywanie pracownikom służbowych numerów telefonów. W takiej sytuacji mamy bowiem nieograniczoną praktycznie możliwość przekazywania tych numerów. Po zakończeniu współpracy, pracowników musi oddać służbowy telefon ale i firmowy numer co pozwala zachować ciągłość działań.