Za słowem „kontrola” przedsiębiorcy nie przepadają. Wiele osób, szczególnie tych, których jeszcze takie działania nie dotknęły, zastanawia się, jak wygląda kontrola z ZUS. Wyjaśniamy.

Kontrola z ZUS. Kiedy zawiadomienie?

Kontrola z ZUS zaczyna się od przesyłki z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Po otwarciu koperty dowiadujemy się, że ZUS przesłał nam zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Od tego momentu, mamy trochę czasu, by przygotować się na przyjście inspektora.

Kontrola rozpocznie się nie wcześniej niż po siedmiu dniach od chwili odebrania zawiadomienia.  Drugie zastrzeżenie brzmi „nie później niż po trzydziestu dniach od dnia doręczenia zawiadomienia”. Jeżeli zależy Ci na czasie, możesz złożyć w ZUS pisemny wniosek o wcześniejsze rozpoczęcie kontroli.

Jeśli okazałoby się, że z bliżej nieokreślonych powodów inspektor się spóźnia, a od zawiadomienia minęło więcej niż 30 dni, ZUS musi przesłać Ci taki dokument raz jeszcze.

CZYTAJ TAKŻE: Nowe deklaracje ZUS 2022. ZUS jak Urząd Skarbowy? Będzie wiedział o twoich dochodach

Rozpoczęcie kontroli ZUS

Kontrola ZUS rozpoczyna się od doręczenia płatnikowi bądź osobie przez niego wskazanej upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Drugim ważnym elementem jest okazanie legitymacji służbowej.

Gdzie przeprowadzana jest kontrola ZUS?

Co do zasady inspektor przeprowadza kontrolę w siedzibie firmy, a także w miejscach prowadzenia działalności. Na wniosek przedsiębiorcy lub za jego zgodą może to być także miejsce przechowywania dokumentacji. To oznacza, że ZUS może odwiedzić np. biuro rachunkowe, które prowadzi Twoje sprawy. Warto pamiętać, że sama kontrola może być przeprowadzona w placówce ZUS, jeśli taka decyzja usprawni przebieg takiego postępowania.

Czy ZUS może przeprowadzić kontrolę bez zgody przedsiębiorcy w swojej placówce?

Tak. Spełnione muszą być jednak odpowiednie przesłanki. Bez zgody przedsiębiorcy kontrola może odbyć się w placówce ZUS jeśli wymaga tego jej charakter, istnieje konieczność przesłuchania świadka (np. byłego pracownika), braku zgłoszenia do ZUS zmiany siedziby.

Ile czasu trwa kontrola z ZUS?

Czas trwania kontroli z ZUS zależy od statusu przedsiębiorcy. Poniżej cytujemy podstawowe dane zamieszczone na stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

  • kontrola płatnika składek, który nie jest przedsiębiorcą, powinna trwać do miesiąca, a kontrola wymagająca pozyskania dowodów ze źródeł osobowych, opinii z innych instytucji – do dwóch miesięcy,
  • kontrola płatnika składek, który jest przedsiębiorcą, w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:
  • jeśli jest mikroprzedsiębiorcą – 12 dni roboczych,
  • w sytuacji, w której jest małym przedsiębiorcą – 18 dni roboczych,
  • jeśli jest średnim przedsiębiorcą – 24 dni roboczych,
  • w przypadku innych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Jeśli nie jesteś przedsiębiorcą, termin rozpoczęcia kontroli ustala inspektor kontroli ZUS po otrzymaniu upoważnienia do jej przeprowadzenia.

Obowiązki przedsiębiorcy w czasie kontroli ZUS

Płatnicy składek, u których przeprowadzana jest kontrola przez inspektorów ZUS, mają obowiązek udostępnić wszelkie księgi, dokumenty oraz inne nośniki danych związane z zakresem kontroli (mowa o książce kontroli, upoważnieniach, protokołach kontroli, pozostałej dokumentacji). Płatnik musi także udostępnić do oględzin składniki majątku firmy. Konieczne może być także sporządzenie i wydanie kopii dokumentów, które są związane z zakresem kontroli.

Ponadto, płatnik ma obowiązek zapewnienia inspektorom niezbędnych warunków koniecznych do przeprowadzenia tego typu kontroli, udzielać wyjaśnień, a także przedstawić tłumaczenia dokumentów, które zostały sporządzone w innym języku.