Koszty pracodawcy takie jak składki ZUS, podatki, czy wyposażenie stanowiska pracy, każdy przedsiębiorca jest w stanie wydeklamować z pamięci, nawet po przebudzeniu z głębokiego snu. Są jednak wydatki, z których do końca nie zdajesz sobie sprawy, choć są… ale nigdy nie przydzielasz ich do kategorii „kosztów pracodawcy”.

Pozapłacowe koszty pracodawcy

Koszty pracodawcy Kolejna faktura z warsztatu samochodowego, serwisu drukarek, zgłoszenie o niedziałającym telefonie służbowym bez śladów zniszczenia, więc pewnie się „po prostu” popsuł ze starości. Przyjmujesz faktury i opłacasz je z automatu, nie do końca zdając sobie sprawy, że koszty te pojawiają się dziwnym trafem zbyt często.

CZYTAJ TAKŻE: Koszty zatrudnienia pracownika. Jak liczyć?

Nie. Nie doszukujemy się w tym spiskowej teorii dziejów, ale stwierdzamy fakty. Słyszałeś pewnie powiedzenie o najlepszym samochodzie, które jest w stanie wjechać na każdy krawężnik. To samochód służbowy.

Dziwnym trafem serwisy samochodowe przyznają, że najczęściej do naprawy trafiają tam samochody z flot. Mocno nadwyrężone i trzeszczące zawieszenie, „zajechane sprzęgło”, tajemnicza rysa na prawym nadkolu, o której nikt nie wie jak powstała.

Mienie powierzone a koszty pracodawcy

Niestety brak szacunku do mienia powierzonego wśród polskich pracowników jest ogromny i nie zawsze można obciążyć kosztami naprawy pracownika – szczególnie jeśli dotyczą elementów eksploatacyjnych, bo jak sama nazwa wskazuje, co jakiś czas trzeba w nie inwestować… A że zdarza się to nad wyraz często to już inna sprawa.

CZYTAJ TAKŻE: Osiedla tylko dla dorosłych nowym trendem na rynku deweloperskim?

Umowy powierzenia mienia są zwykle słabo lub niewystarczająco dobrze napisane. Czasem dzieje się tak celowo, by nie wystraszyć pracownika. Każde ustępstwo w tym obszarze, prędzej czy później wróci do pracodawcy w formie mniejszej lub większej faktury.

Koszty pracodawcy w serwisie samochodowym

Jeden z pracowników serwisu znanej marki przyznaje w anonimowej rozmowie, że rzeczywiście wymiana elementów eksploatacyjnych w samochodach służbowych zdarza się częściej niż w tych użytkowanych przez prywatnych właścicieli. Powód? Brak szacunku do aut firmowych ze strony ich użytkowników.

Wszystko według zasady – „nie moje, więc czym się będę przejmował”. Czasem dzieje się to nawet dwa razy częściej i przydużo niższym przebiegu.

Pracodawcy świadomi tej niepokojącej i kosztotwórczej tendencji zauważają jednak, że złożona obietnica wykupu auta z floty przez użytkownika po czasie eksploatacji, często zmienia jego podejście, a auto psuje się „jakby” rzadziej. Inni starają się docenić pracowników, którzy ewidentnie dbają o służbowy samochód, na szczęście takich nie brakuje, choć w dalszym ciągu spora część nie ma wyrzutów sumienia spowodowanych szczególnym katowaniem aut.

CZYTAJ TAKŻE: Ulga w ZUS. Zobacz, jak ją załatwić?

Koszty serwisu sprzętu biurowego

Oczywiście, że znasz dobrze tę pozycję kosztową, ale czy wiesz, że często przepłacasz i to solidnie? Wiele firm nie weryfikuje oferty konkurencji, trzymając się jednego serwisu np. drukarek, kopiarek, dostaw papieru i tonerów. Za plus przyjmujemy szybki dojazd techników lub dostawę materiałów.

Racjonalnym wydatkom nie służą długoterminowe umowy, które usypiają czujność i ograniczają pole do zbadania konkurencyjnych ofert.

Przedłużenie kontraktu na taką obsługę rzadko negocjujemy co do warunków, nie wgłębiając się w to, ile naprawdę kosztuje nas takie techniczne wsparcie – po pierwsze, bo mamy prawo się na tym nie znać, po drugie, bo nie ma kto takich negocjacji racjonalnie poprowadzić i po trzecie wreszcie, bo pracownik odpowiedzialny za ten obszar może być przyzwyczajony do konkretnego dostawcy.

CZYTAJ TAKŻE: Koszt pracodawcy umowa zlecenie

Racjonalny wydaje się leasing lub długoterminowy najem takich urządzeń połączony z pełną obsługą. Fakt. Warto jednak dobrze przeliczyć proponowane koszty, czy przypadkiem zakup i wynajęcie zewnętrznego serwisu nie wychodzi taniej. Jeśli nie wychodzi, można skorzystać z takich form użytkowania sprzętu.

Zniszczenie sprzętu przez pracownika

Wiele firm, podpisując stosowne umowy z pracownikami, poradziło sobie z sytuacją, w której rozbity wyświetlacz telefonu lub zalany laptop nie obciąża już kieszeni pracodawcy.

Zatory płatnicze. To szok, ilu przedsiębiorców nie płaci w terminie

Niestety, jeśli telefon zwyczajnie się popsuł, ale nie posiada widocznych zniszczeń czy śladów użytkowania niezgodnego z przeznaczeniem, często to przedsiębiorca ponosi koszty nowego urządzenia, bo przecież zobowiązał się w umowie o pracę, że wyposaży podwładnego w niezbędny do pracy sprzęt.

Nie jesteśmy w stanie zweryfikować, czy telefon przestał działać z powodu np. stosowania nieoryginalnych akcesoriów czy spadł na twarde podłoże.

Albo inny przypadek. Laptop włączany przez handlowca w zimnym aucie przy minusowej temperaturze niemal na pewno po jakimś (krótkim!) czasie będzie wymagał wymiany dysku czy innych podzespołów. Dziwnym trafem, służbowe komputery też psują się częściej niż prywatne.

Sytuację tłumaczymy zazwyczaj intensywnym użytkowaniem, ale rzadko zastanawiamy się, jak faktycznie wyglądała ta eksploatacja… czy nie jest w tym przypadku tak, jak z samochodem służbowym? Niestety trudno tego typu przesłanki bezsprzecznie udowodnić. I znów przedsiębiorca godzi się na zapłacenie kolejnej faktury, która przy odrobinie szacunku ze strony pracownika, nigdy nie musiałaby powstać.

Niższa cena sprzedaży flotowego samochodu.

To wróćmy jeszcze do samochodów we flocie. Często godzimy się z tym, że samochód firmowy, który opuszcza flotę, sprzedawany jest za niższą kwotę niż prywatny z tego samego rocznika lub z identycznym przebiegiem. Ludzie wiedzą, że gros samochodów służbowych (choć nie wszystkie), ma za sobą ciężki czas i ciężką nogę użytkownika. Na rynku utarło się, że auto poflotowe sprzedawane jest taniej. To kolejny koszt, który przyjmujesz z dobrodziejstwem inwentarza.

CZYTAJ TAKŻE: Najlepszy telefon służbowy dla pracownika – podpowiadamy, na co warto zwrócić uwagę przy zakupie

Koszty będą jeszcze wyższe, jeśli z braku czasu lub ludzi oddasz auto do handlarza (w sumie też przedsiębiorcy). On wie, z jakim poziomem straty jesteś w stanie się pogodzić, by pozbyć się problemu szukania klienta i konieczności słuchania jego narzekań. To też koszt, który leży po Twojej stronie.