Niezbędnik szefa, czyli spis rzeczy potrzebnych w awaryjnej sytuacji

Jesteś szefem. Twoje biurko jest niczym pulpit sterowniczy na okręcie. Powinien być na nim (względny) porządek i wszystkie niezbędne narzędzia do pracy. Komputer, kalendarz, notatnik, telefon… niekoniecznie stacjonarny. Jeśli jesteś sentymentalny, postawisz jeszcze zdjęcie najbliższych (a nawet jeśli nie jesteś, możesz w ten sposób ocieplić wizerunek). To wszystko? A skąd. Jako kapitan okrętu, jakim jest Twoja firma musisz być gotowy na nieprzewidziane sytuacje. Kto jak kto, ale Ty musisz być całkowicie zapobiegliwy…

CZYTAJ TAKŻE: Najlepszy telefon dla pracowników fizycznych. Lista TOP5 (wybór redakcji)

Najlepsza asystentka/asystent

Gdyby w jednym miejscu zwołać kongres wszystkich asystentek prezesów, zarządów, dyrektorów i właścicieli firm i rzucić hasło: „najbardziej absurdalne prośby twoich przełożonych”, zapewne większość z nich miałaby pewnie wiele do powiedzenia. Tak, tak, Twoja też. Sprawna obsługa asystencka potrafi się zmierzyć z każdym problemem, organizując w ułamku sekundy dowolną rzecz, która jest w danym momencie potrzebna – od talerzyka z ciasteczkami czy żarówkę do lampki biurkowej po instrukcję obsługi tabletu, czy numer PUK do komórki, bo PIN nie wskoczył, jak trzeba. Trzykrotnie.

Ale czy zawsze warto zaprzątać głowę i tak zajętym asystentom i czekać na ich reakcję, jeśli możemy się przygotować na niektóre nieprzewidziane sytuacje i wybrnąć z kłopotów samodzielnie? Owszem. Trzeba jednak przygotować PPPP, czyli „Pakiet Przedmiotów Pierwszej Potrzeby” i pilnować jego zawartości. Spokojnie. Wszystko zmieści się w jednej szufladzie Twojego biurka lub niewielkiej szafce. Zestaw poniższych porad może być szczególnie potrzebny, gdy prowadzisz małą firmę, a obsługi asystenckiej jeszcze nie posiadasz. Z akcentem na słowo „jeszcze”.

CZYTAJ TAKŻE: Koszt całkowity zatrudnienia pracownika w 2021 roku

Koło ratunkowe nr 1. Zapasowy telefon komórkowy

Czy potrzebuję zapasowego telefonu komórkowego?

Po co zapasowy telefon komórkowy jak mój działa całkiem nieźle? Jeśli zadajesz sobie takie pytanie, zastanów się jak będziesz się czuł w sytuacji, w której nagle, Twój telefon odmówi posłuszeństwa? Doświadczenie pokazuje, że prędzej czy później może tak się stać i to w najmniej odpowiedniej sytuacji. Czekasz na ważny telefon od klienta, prawnika, księgowego. Wiesz, że potrzebna jest Twoja natychmiastowa decyzja. Zamiast tego, wpatrujesz się zdenerwowany w czarny ekran i podejmujesz rozpaczliwych prób włączenia sprzętu. Według statystyk, co dziesiąty telefon ulega przypadkowemu zniszczeniu lub uszkodzeniu w pierwszym półroczu użytkowania. Zalanie wodą (skutecznie unieruchamia czasem wodoszczelne modele), upadek z niewielkiej wysokości na twardą powierzchnię, zalanie głośnika kawą, niespodziewana awaria czegoś w środku – powodów może być wiele.

Jeśli masz zapasowy telefon, zawsze możesz przełożyć kartę SIM i działać dalej. Offline pozostaniesz maksymalnie minutę lub dwie. Dobrze mieć też w szufladzie szpilkę do „szufladki” od karty. Wcześniej możesz odpowiednio skonfigurować telefon awaryjny, wpisując w niego najważniejsze kontakty (choć pewnie i tak ściągniesz je z chmury), konfigurując pocztę i inne potrzebne aplikacje bądź usługi.

CZYTAJ TAKŻE: Wigilia firmowa. Choinki nie będzie, czyli pandemiczna (dez)integracja w firmach

Przy tej okazji warto przechowywać gdzieś pod ręką numer PUK, który odblokuje Twój telefon w przypadku błędnego wpisania kodu PIN trzy razy. Pewnie nie będzie potrzebny, ale jeśli zajdzie taka potrzeba (zły PIN może się wpisać w kieszeni jeśli ekran nie zostanie zablokowany), ograniczysz niebezpieczeństwo pozostania w trybie offline na dłużej niż jedną minutę. Dla bezpieczeństwa nie piszmy na kartce „kod PUK”, by nie został użyty jeśli trafi w niepowołane ręce. Dla niepoznaki napiszmy lepiej „Numer umowy” albo „numer licencji na program”.

Rolę zapasowego telefonu może pełnić Twoja stara komórka (jeśli oczywiście działa) lub budżetowy model, który można kupić w elektromarkecie za mniej niż 500 złotych.

Z podobnych przyczyn warto mieć laptopa podpiętego cały czas do sieci, by bateria była cały czas naładowana na 100%. Unikniemy kłopotów w sytuacji ewentualnego blackoutu, jeśli nie posiadamy zasilania awaryjnego. Warto mieć także w szufladzie naładowany powerbank, którym zasilimy np. telefon.

Koło ratunkowe nr 2. Karta SIM z pakietem internetu lub mobilny modem

Jak zapewnić awaryjne połączenie internetowe w razie awarii sieci przewodowej?

Jeszcze na chwilę pozostaniemy przy tematyce telekomunikacyjnej. Awarie internetu stacjonarnego od czasu do czasu się zdarzają. Wystarczy nieuważny operator koparki trzy przecznice dalej, który przerwie światłowód łączący nas ze światem, lub nagła awaria u dostawcy usług, by sparaliżować pracę naszego biura. W jednej chwili jesteśmy odcięci od e-maila, usług chmurowych, monitoringu GPS floty i wielu innych usług, które wymagają połączenia z globalną siecią. Jest sposób na takie sytuacje.

Teoretycznie połączenie internetowe może udźwignąć nasz telefon komórkowy. Wystarczy w ustawieniach zamienić go w router WiFi, by dzielił się swoim pakietem gigabajtów z naszym komputerem. Problem w tym, że w momencie odebrania połączenia głosowego, może dojść do przerwy w transmisji lub jej poważnego ograniczenia. Przydatna jest zatem „awaryjna” karta SIM z pakietem danych, jaką możemy wynegocjować lub dokupić u naszego operatora. Możemy jej użyć w naszym zapasowym telefonie (patrz wyżej) lub modemie 4G czy 5G, który czeka na swój „moment” w razie awarii i może zostać uruchomiony. Ceny takich urządzeń w ofertach firm telekomunikacyjnych wynoszą zazwyczaj kilkaset złotych. Zdarzają się oferty abonamentowe ze sprzętem za złotówkę. Miesięczny koszt utrzymania zapasowej karty z internetem (z podstawowym pakietem danych) nie powinien przekroczyć 50 złotych. Ten wydatek warto potraktować jak ubezpieczenie lub po prostu koszt świętego spokoju w razie nerwowej sytuacji spowodowanej awarią.

CZYTAJ TAKŻE: Pakiet NA PLUS – nowa oferta Pekao dla małych i średnich firm

Zarówno modem jak i telefon pełniący rolę routera warto wcześniej odpowiednio skonfigurować, tak by mógł nam pomóc w niedługim czasie, po stwierdzeniu przez nas awarii sieci informatycznej.

Koło ratunkowe nr 3. Apteczka pierwszej pomocy

Czy w gabinecie muszę posiadać apteczkę pierwszej pomocy?

Zasady BHP nie nakazują by w każdym pomieszczeniu w firmie była apteczka. Może się ona znajdować np. na sekretariacie. W biurku warto mieć jednak podstawowy zestaw tabletek przeciwbólowych, czy innych często przyjmowanych leków. Dobrze, żeby był to odpowiedni zapas. Nigdy nie wiemy, czy nagle nie znajdziemy się w wymagającej działania sytuacji. Warto w tym zakresie być przezornym i gotowym na każdą ewentualność. Oczywiście nie róbmy w naszym biurku apteki. Skompletujmy najpotrzebniejsze rzeczy. Jeśli leczymy się na jakąś przewlekłą chorobę, skonsultujmy skład takiej apteczki z lekarzem prowadzącym lub farmaceutą.

Koło ratunkowe nr 4. Zapas katalogów i wizytówek

Materiały promocyjne w czasie rozmowy handlowej

Brzmi to jak wskazówka „wujka dobra rada”, ale pojawiła się w naszym zestawieniu nie bez powodu. Zdarza się bowiem, że podczas rozmowy handlowej chcesz pochwalić się osiągnięciami firmy lub konkretnym produktem, ale akurat ostatniego katalogu pozbyłeś się podczas innej rozmowy godzinę temu. Warto zatem pamiętać o tym, aby mieć pod ręką zapas materiałów promocyjnych. Prośba o pomoc asystentki, czy telefonowanie po katalog do działu marketingu nigdy nie wygląda dobrze, dlatego warto stworzyć sobie „żelazną rezerwę”. To samo dotyczy wszelkich biuletynów informacyjnych, prospektów, zestawień, które mogą się przydać w czasie rozmowy. Warto ten zapas regularnie uzupełniać. Nie chodzi oczywiście o to, by zrobić sobie w biurze skład materiałów poligraficznych!

CZYTAJ TAKŻE: Sequel rządowej pomocy. Tarcza 6.0 – czy pomoże mojej firmie?  RAPORT MAGAZYNU FIRMA

To samo dotyczy wizytówek. Żelazna rezerwa to podstawa, a brak jakiejkolwiek w gabinecie nigdy nie wygląda dobrze w oczach naszych gości.

Koło ratunkowe nr 5. Spis ważnych telefonów – adwokat, biuro rachunkowe, firma PR

Podstawowe kontakty awaryjne w zarządzaniu firmą

Oczywiście numery kluczowych telefonów mamy zapisane w naszym telefonie komórkowym. Nic jednak nie zaszkodzi, jeśli pierwsze pozycje w naszym „analogowym” wizytowniku będą zajmowały wizytówki trzech osób: adwokata lub radcy prawnego, biura rachunkowego i firmy PR, która może nam pomóc w nagłej sytuacji. Chyba nie musimy wymieniać czarnych scenariuszy, kiedy mogą się nam one przydać. Lepiej mieć pod ręką. Oby nie były nigdy potrzebne.