magazyn-firma
4 min. czytania

Pieczątka firmowa. Nie musisz jej mieć. Czy na pewno?

Autor
Szymon Ostrowski
Opublikowano
14 04 21

Wiele osób, gdy myśli o sprzętach niezbędnych w firmie, to wymienia komputer, telefon komórkowy oraz właśnie pieczątkę. Bardzo mocno zakorzeniła się ona w pamięci tak samo przedsiębiorców, jak i osób, które nigdy nie prowadziły biznesu. Czy pieczątka firmowa wciąż jest potrzebna?

Pieczątka firmowa. Czy jest potrzebna?

Może się to wydać zaskakujące, ale nie, nie jest. W polskim prawodawstwie nie można wskazać przepisu, który jednoznacznie określałby, że pieczątka jest wymogiem na przykład dla jednoosobowych działalności gospodarczych. To jeden z wielu mitów, jakie przez lata narosły wokół tego tematu.

Emerytura przedsiębiorcy? Nie, dziękuję

Tak naprawdę, pieczęć w firmie ma jedynie wartość pomocniczą, bo o wiele większą moc prawną ma podpis właściciela. Praktyka pokazuje, że tak mocno zakorzeniona w świadomości wielu osób „legenda pieczątki firmowej” to duży problem. Dlaczego?

Może zdarzyć się, że w jednym z urzędów lub w jakiejś instytucji, na przykład w firmie zajmującej się leasingiem, pracownik będzie chciał wymusić na nas, by dodatkowo uwiarygodnić swój podpis pieczątką. Może zejść dużo czasu na tym, zanim uda nam się przekonać tę osobę, że to podpis jest ważniejszy i ma charakter wiążący prawnie.

O wiele lepiej jest więc wyrobić sobie pieczątkę i na wszelki wypadek zawsze mieć ją przy sobie. Warto pamiętać też o tym, że może zdarzyć się sytuacja, kiedy jakaś instytucja wprowadzi wymóg posiadania pieczęci firmowej. Nawet jeśli nie wymaga tego polskie prawo. Z formalnego punktu widzenia takie działanie raczej nie może być zakwalifikowane jako zabronione. Firmy mogą wewnętrznie ustalać pewne specyficzne wymogi. 

Sytuacja diametralnie zmienia się, gdy handlujemy z krajami, które wymagają dodatkowej pieczęci na dokumentach, na przykład na fakturach czy listach przewozowych. Wbrew pozorom takich państw wcale nie jest mało. Właśnie dlatego lepiej nastawić się na jej wyrobienie. Ot, dla naszego spokoju.

Jakie dane muszą znaleźć się na pieczątce firmowej?

Jej kształt nie ma większego znaczenia, bo - jak już wiemy - nie jest ona wymagana w polskim prawodawstwie. Jeśli chcemy uniknąć zdziwienia i pytań, to najlepiej zdecydować się na tradycyjny, prostokątny kształt takiego stempla. 

Mamy natomiast pełną dobrowolność co do tego, czy na pieczątce w firmie znajdzie się nasz logotyp, czy nie. Czasem można spotkać się z takim ozdobnikiem, jednak pełni on tylko rolę estetyczną, nie powinien wpływać na ogólny osąd tego, czy taka pieczęć może być użyta, czy nie.

Kryzys w Polsce najmocniej dotyka małe rodzinne firmy – 75% wzrost niewypłacalności

Na pewno warto umieścić na wzorze dane firmy. Można do nich zaliczyć na przykład nazwę, jaka figuruje w oficjalnych dokumentach, informacje teleadresowe oraz Numer Identyfikacji Podatkowej, czyli NIP. Ma on duże znaczenie także dla naszych kontrahentów zagranicznych, którzy chcieliby sprawdzić naszą działalność w ogólnoeuropejskim rejestrze VIES. 

Nie ma żadnych szczególnych wymagań co do formy zapisywania numeru NIP. Na początku istnienia tego identyfikatora firmy musiały zapisywać go w określony sposób. Dużą rolę odgrywało umieszczenie myślników między kolejnymi cyframi. Dziś pełnią one jedynie funkcję estetyczną. Oznacza to, że możemy zapisać nasz NIP na przykład w formie 000-00-00-000.

Nie mam pieczątki firmowej. Czy urząd może jej wymagać?

Może przytrafić się taka sytuacja, jednak właściciel firmy nie stoi wtedy na pozycji przegranej. Jeśli na przykład w Urzędzie Skarbowym zostaniemy poproszeni o ostemplowanie dokumentów pieczątką, to możemy powiedzieć pracownikowi, że taką nie dysponujemy.

Zwykle kolejnym krokiem jest spisanie oświadczenia, gdzie właściciel firmy informuje instytucję o tym, że nie posiada pieczęci firmowej i z niej nie korzysta. Należy pamiętać o tym, że takie rozwiązanie może sprawdzić się tylko w instytucjach państwowych, które podlegają obowiązującym w kraju normom prawnym. 

Pamiętajmy też o tym, że wyrobienie pieczątki dla firmy to obecnie bardzo proste zadanie. Co więcej, niektóre banki, które oferują konta firmowe, w zamian za wybranie właśnie ich oferty przygotują, a następnie wyślą do nas taką pieczątkę za darmo. Często podobne promocje dla nowych działalności mają też inne firmy działające w różnych obszarów rynku.

Listy polecone po nowemu. Przedsiębiorcy muszą to wiedzieć

Jeśli jednak trafimy na firmę, która upiera się przy tym, że musimy mieć pieczątkę, a nie trafiła nam się okazja na jej wcześniejsze wyrobienie, to cały zabieg trwa dosłownie kilka godzin. Jest więcej niż prawdopodobne, że kolejnego dnia będziemy mogli odebrać stempel i załatwić sprawy, które poprzedniego dnia były dla nas nieosiągalne.

Pieczątka firmowa. Kto koniecznie jej potrzebuje?

Niektóre osoby, które prowadzą specyficzne formy działalności, muszą posiadać pieczęć. W tym gronie można wskazać na przykład na lekarzy, weterynarzy, a także wykładowców i instruktorów jazdy. Pieczątką firmową uwiarygadnia się też diagnosta laboratoryjny oraz pielęgniarki i pielęgniarze.

W niektórych sytuacjach przewidzianych przez polskie i europejskie prawo jest więc ona obowiązkowa. Jeśli na przykład lekarz prowadzi samodzielną praktykę medyczną i jest zarejestrowanym przedsiębiorcą, to pieczątka - choć z nieco innymi danymi - będzie nieodłącznym elementem jego pracy.

REKLAMA
(Wideboard)

To Cię zainteresuje

Abonament RTV – w poszukiwaniu radia poczta zagląda do samochodów służbowych

Abonament RTV to chyba jedna z najsłabiej egzekwowanych danin publicznych w Polsce. Poczta Polska, która ma ustawowe prawo…
Abonament RTV

LikePOS – terminal płatniczy w smartfonie dla klientów firmowych PKO Banku Polskiego

Klienci biznesowi PKO Banku Polskiego mogą już korzystać z innowacyjnej aplikacji LikePOS, która zmieni ich smartfon w terminal…

CEIDG czeka rewolucja! Co się zmieni w jednym okienku?

CEIDG czeka rewolucja. Zresztą kolejna już w ostatnich latach. Tym razem resort rozwoju przygotował nowelizację ustawy regulującej działanie…
CEIDG

Pieniądze dla firm. Będzie pomoc publiczna w związku z cenami energii

Będą pieniądze dla firm, w związku z sytuacją na rynku energii w latach 2022-2024 – wynika z przyjętego…
Pieniądze dla firm
20 09 22

Ile kosztuje polecony priorytet? Poczta Polska znów podnosi ceny

Ile kosztuje polecony priorytet? Odpowiedź na to pytanie znów zmieni się od 1 października 2022 r. Poczta Polska…
Ile kosztuje polecony priorytet?
20 09 22

Tarcza Solidarnościowa dla firm

Poprawa konkurencyjności przedsiębiorstw oraz ograniczenie dynamiki wzrostu cen dla konsumentów – takie efekty w ocenie Ministerstwa Rozwoju ma…
Tarcza Solidarnościowa
REKLAMA
(Wideboard)

Magazyn Firma

Magazyn Firma to serwis dla przedsiębiorców sektora MŚP. Prosto, konkretnie i praktycznie pokazujemy to, co ciekawe w zarabianiu pieniędzy.

Odwiedź nas na:

Magazyn Firma 2022. All Rights Reserved.
magnifier