magazyn-firma
2 min. czytania

Przechowywanie dokumentów. Kiedy możesz je zniszczyć

dokumenty
Autor
Anna Nowakowska
Opublikowano
05 03 21

Z każdym rokiem działalności na firmowe półki trafia coraz więcej i więcej papierów. Mimo szczerych chęci nie możesz pozbyć się tych stosów. Przechowywanie dokumentów przez odpowiedni czas to jeden z obowiązków przedsiębiorcy.

Jak segregować dokumenty

Skoro już wiesz, że nie możesz od razu wyrzucić firmowej dokumentacji, bo przechowywanie dokumentów to twój obowiązek. Zrób w niej porządek. Najlepiej będzie, gdy posegregujesz papiery tematycznie i rocznikowo. Księgowość oddzielnie, sprawy kadrowe oddzielnie, reszta może być razem, ale z wyszczególnieniem roczników. Staraj się nie mieszać swoich spraw jako przedsiębiorcy z informacjami dotyczącymi pracowników. Dobrym pomysłem jest zrobienie scanów i stworzenie archiwum cyfrowego. Po pierwsze łatwiej w razie potrzeby odnajdziesz dany plik. Po drugie jest mniejsza szansa, że dokument się gdzieś zapodzieje.

CZYTAJ TAKŻE: Zadaniowy czas pracy a ewidencjonowanie godzin

Segregacja latami pozwala także na szybą weryfikację tego co może trafić już do niszczarki.

Przechowywanie dokumentów księgowych

5 lat licząc od ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku. Tyle czasu trzeba przechowywać dokumenty księgowe i podatkowe. Dzięki ujednoliceniu terminu wystarczy kontrolować tylko rok, bez konieczności analizowania miesiąca wystawienia każdego dokumentu.

CZYTAJ TAKŻE: Czym jest kwota wolna od podatku i ile wynosi

W Ordynacji podatkowej znalazły się szczegółowe informacje na temat tego jakie dokumenty kwalifikują się do przechowywania. Zobligowani do prowadzenia archiwum są podatnicy prowadzący księgi podatkowe. Powinni oni trzymać także rachunki, uwzględniane w wykazie. W zależności od zadeklarowanej formy rozliczania się z Urzędem Skarbowym należy przechowywać:

  • księgi przychodów i rozchodów
  • ewidencję przychodów
  • rejestry VAT
  • faktury, także faktury korygujące
  • dokumenty remanentowe i inwentaryzacyjne
  • dokumenty potwierdzające stan i przebieg służbowych pojazdów.

Czyli wszystkie papiery, które we wskazanym czasie stanowiły podstawę do prowadzonych rozliczeń księgowo-podatkowych.

CZYTAJ TAKŻE: Biała lista podatników VAT – wszystko co musisz o niej wiedzieć

Przechowywanie dokumentów kadrowych

W porównaniu z dokumentami księgowymi, przechowywanie tych kadrowych jest o wiele bardziej skomplikowane, bo terminy uzależnione są od ich rodzaju. Pierwszą kategorią są informacje przekazywane do ZUS. Deklaracje rozliczeniowe i raporty miesięczne przedsiębiorca, jako płatnik składek powinien przechowywać przez 5 lat od chwili przekazania. Ale pamiętać trzeba, że termin 5 lat dotyczy dokumentów składanych po 2012 roku. Jeżeli prowadzisz działalność dłużej, obowiązkowy termin na przechowywanie to 10 lat. Dokumenty kadrowe na mocy przepisu Kodeksu pracy przedsiębiorca, który jest pracodawcą powinien trzymać też 10 lat. Wyjątkiem są dokumenty, które potwierdzają zasadność przyznania prawa do emerytury i innych świadczeń z ZUS. Te należy przechowywać nawet 50 lat, chyba że pracodawca zdecyduje się przekazać je do ZUS. Jeżeli do tego dojdzie, także w stosunku do tych pism będzie obowiązywał termin 10 lat.

CZYTAJ TAKŻE: Jaka emerytura dla przedsiębiorcy

REKLAMA
(Wideboard)

To Cię zainteresuje

26 09 22

Co się stanie z firmą po Twojej śmierci? W 2023 r. ruszą fundacje rodzinne

Od 2023 roku w Polsce będzie można zakładać fundacje rodzinne – poinformowało Ministerstwo Rozwoju i Technologii. W ocenie…
fundacje rodzinne

Abonament RTV – w poszukiwaniu radia poczta zagląda do samochodów służbowych

Abonament RTV to chyba jedna z najsłabiej egzekwowanych danin publicznych w Polsce. Poczta Polska, która ma ustawowe prawo…
Abonament RTV

LikePOS – terminal płatniczy w smartfonie dla klientów firmowych PKO Banku Polskiego

Klienci biznesowi PKO Banku Polskiego mogą już korzystać z innowacyjnej aplikacji LikePOS, która zmieni ich smartfon w terminal…

CEIDG czeka rewolucja! Co się zmieni w jednym okienku?

CEIDG czeka rewolucja. Zresztą kolejna już w ostatnich latach. Tym razem resort rozwoju przygotował nowelizację ustawy regulującej działanie…
CEIDG

Pieniądze dla firm. Będzie pomoc publiczna w związku z cenami energii

Będą pieniądze dla firm, w związku z sytuacją na rynku energii w latach 2022-2024 – wynika z przyjętego…
Pieniądze dla firm
20 09 22

Ile kosztuje polecony priorytet? Poczta Polska znów podnosi ceny

Ile kosztuje polecony priorytet? Odpowiedź na to pytanie znów zmieni się od 1 października 2022 r. Poczta Polska…
Ile kosztuje polecony priorytet?
REKLAMA
(Wideboard)

Magazyn Firma

Magazyn Firma to serwis dla przedsiębiorców sektora MŚP. Prosto, konkretnie i praktycznie pokazujemy to, co ciekawe w zarabianiu pieniędzy.

Odwiedź nas na:

Magazyn Firma 2022. All Rights Reserved.
magnifier