Z każdym rokiem działalności na firmowe półki trafia coraz więcej i więcej papierów. Mimo szczerych chęci nie możesz pozbyć się tych stosów. Przechowywanie dokumentów przez odpowiedni czas to jeden z obowiązków przedsiębiorcy.

Jak segregować dokumenty

Skoro już wiesz, że nie możesz od razu wyrzucić firmowej dokumentacji, bo przechowywanie dokumentów to twój obowiązek. Zrób w niej porządek. Najlepiej będzie, gdy posegregujesz papiery tematycznie i rocznikowo. Księgowość oddzielnie, sprawy kadrowe oddzielnie, reszta może być razem, ale z wyszczególnieniem roczników. Staraj się nie mieszać swoich spraw jako przedsiębiorcy z informacjami dotyczącymi pracowników. Dobrym pomysłem jest zrobienie scanów i stworzenie archiwum cyfrowego. Po pierwsze łatwiej w razie potrzeby odnajdziesz dany plik. Po drugie jest mniejsza szansa, że dokument się gdzieś zapodzieje.

CZYTAJ TAKŻE: Zadaniowy czas pracy a ewidencjonowanie godzin

Segregacja latami pozwala także na szybą weryfikację tego co może trafić już do niszczarki.

Przechowywanie dokumentów księgowych

5 lat licząc od ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku. Tyle czasu trzeba przechowywać dokumenty księgowe i podatkowe. Dzięki ujednoliceniu terminu wystarczy kontrolować tylko rok, bez konieczności analizowania miesiąca wystawienia każdego dokumentu.

CZYTAJ TAKŻE: Czym jest kwota wolna od podatku i ile wynosi

W Ordynacji podatkowej znalazły się szczegółowe informacje na temat tego jakie dokumenty kwalifikują się do przechowywania. Zobligowani do prowadzenia archiwum są podatnicy prowadzący księgi podatkowe. Powinni oni trzymać także rachunki, uwzględniane w wykazie. W zależności od zadeklarowanej formy rozliczania się z Urzędem Skarbowym należy przechowywać:

  • księgi przychodów i rozchodów
  • ewidencję przychodów
  • rejestry VAT
  • faktury, także faktury korygujące
  • dokumenty remanentowe i inwentaryzacyjne
  • dokumenty potwierdzające stan i przebieg służbowych pojazdów.

Czyli wszystkie papiery, które we wskazanym czasie stanowiły podstawę do prowadzonych rozliczeń księgowo-podatkowych.

CZYTAJ TAKŻE: Biała lista podatników VAT – wszystko co musisz o niej wiedzieć

Przechowywanie dokumentów kadrowych

W porównaniu z dokumentami księgowymi, przechowywanie tych kadrowych jest o wiele bardziej skomplikowane, bo terminy uzależnione są od ich rodzaju. Pierwszą kategorią są informacje przekazywane do ZUS. Deklaracje rozliczeniowe i raporty miesięczne przedsiębiorca, jako płatnik składek powinien przechowywać przez 5 lat od chwili przekazania. Ale pamiętać trzeba, że termin 5 lat dotyczy dokumentów składanych po 2012 roku. Jeżeli prowadzisz działalność dłużej, obowiązkowy termin na przechowywanie to 10 lat. Dokumenty kadrowe na mocy przepisu Kodeksu pracy przedsiębiorca, który jest pracodawcą powinien trzymać też 10 lat. Wyjątkiem są dokumenty, które potwierdzają zasadność przyznania prawa do emerytury i innych świadczeń z ZUS. Te należy przechowywać nawet 50 lat, chyba że pracodawca zdecyduje się przekazać je do ZUS. Jeżeli do tego dojdzie, także w stosunku do tych pism będzie obowiązywał termin 10 lat.

CZYTAJ TAKŻE: Jaka emerytura dla przedsiębiorcy