Zakład Ubezpieczeń Społecznych prowadzi Rejestr umów o dzieło, do którego przedsiębiorcy od 1 stycznia 2021 r. muszą przekazywać dane w terminie 7 dni od zawarcia umowy. Zaniechanie może słono kosztować.

Rejestr umów o dzieło a COVID-19

Umowy o dzieło to bardzo popularna forma współpracy, której znaczenie wzrosło w czasie pandemii. W przeciwieństwie do umów zlecenia, nie podlegają obowiązkowemu oskładkowaniu. Zarówno firmy, jak i twórcy, zleconych dzieł, chętnie wykorzystywali możliwość zarabiania przy jednoczesnym ograniczeniu biurokracji. To się jednak zmieniło. Na mocy przepisów tarczy antykryzysowej (ustawy z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2020 r. poz. 568 ze zm.) powstał Rejestr umów o dzieło, prowadzony przez ZUS. Ustawodawca swoje działanie tłumaczy celami statystycznymi i analitycznymi, co nie zmienia faktu, że pracownicy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych mogą kontrolować sposób realizowania powinności i wyciągać konsekwencje w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości.

CZYTAJ TAKŻE: Składki ZUS. Czy można nie płacić ZUS?

Jak przekazać dane do RUD

Płatnik składek lub osoba fizyczna, zlecająca dzieło przekazuje niezbędne dane za pośrednictwem formularza RUD. Jest on dostępny w formie elektronicznej, a jego dostarczenie jest możliwe przy wykorzystaniu Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Wypełniając formularz trzeba pamiętać o dwóch zasadach. Zgodnie z pierwszą, każdego wykonawcę należy zgłosić na oddzielnym formularzu RUD. Z kolei druga, ogranicza ilość pozycji na formularzu. Jeden arkusz może obejmować tylko 10 umów.

Jakich umów nie trzeba zgłaszać do Rejestru umów o dzieło

Na szczęście, nie o wszystkich umowach o dzieło trzeba informować ZUS. Obowiązek nie dotyczy: umów zawieranych z własnym pracownikiem, wykonywanych na rzecz własnego pracodawcy, ale zawartych z innym podmiotem, zawartych z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie przez nie usług, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności oraz tych zawartych przed 1 stycznia 2021 r. Zwolnienie obejmuje także podmioty, które nie muszą rejestrować się w ZUS jako płatnicy składek np. stowarzyszenia, fundacje, spółki prawa handlowego.

Jeśli więc podmiot nie ma żadnego pracownika (na umowę o pracę lub zlecenie) formalnie nie jest płatnikiem ZUS. Jeśli więc zawiera wyłącznie umowy o dzieło, to nie musi ich zgłaszać. Z taką sytuacją mamy do czynienia w przypadku małych spółek z o.o., które nie mają pracowników. Wystarczy jednak nawet jedna umowa zlecenie (nawet podpisana jednorazowo) i podmiot staje się płatnikiem składek ZUS. Od tego momentu każda umowa o dzieło musi być zgłoszona do rejestru.

CZYTAJ TAKŻE: Kontrola pracowników zdalnych. Z legalnością działań może być kłopot

Kara nie tylko za brak zgłoszenia do Rejestru umów o dzieło

Artykuł 98 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.) daje organowi prowadzącemu Rejestr umów o dzieło możliwość wnioskowania do sądu o nałożenie kary grzywny w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości. Możliwa lista przewinień nie kończy się na braku zgłoszenia umowy o dzieło w terminie 7 dni od jej zawarcia do ZUS. Problemów płatnikowi składek może przysporzyć również: wpisywanie nieprawdziwych danych czy utrudnianie kontroli. Przedstawiciel Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w sytuacji stwierdzenia nieprawidłowości kieruje wniosek o ukaranie do sądu.