Zamiast papierowego listu – przesyłka cyfrowa. Zgodnie z harmonogramem, 5 października 2021 roku startuje usługa e-doręczenia. To umocowana w prawie możliwość doręczania korespondencji elektronicznej, zamiast tradycyjnej papierowej.

5 października – startuje usługa e-doręczenia

Jeśli jest dziś 5 października, to właśnie, bez większego rozgłosu i fajerwerków, jesteśmy świadkami ogromnej zmiany, jaka zachodzi w usługach pocztowych. Startuje usługa e-doręczenia. Co prawda nie sprawi ona, że koperta pozostanie jedynie piktogramem od przychodzącej wiadomości, ale znaczenie przybliży nas do wyeliminowania części papierowej korespondencji. Jak to możliwe?

Zobaczmy, jak nową usługę definiuje na swojej stronie Poczta Polska. Pocztowcy przekonują, że e-doręczenia to nic innego jak „Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego” (PURDE) umożliwia prowadzenie wiążącej, elektronicznej korespondencji pomiędzy osobami fizycznymi/firmami a organami administracji państwowej”. Wiążącej, czyli z mocą listu poleconego.

CZYTAJ TAKŻE: Polecenie nadania przesyłki pocztowej – czy jest dokumentem?

Zamiast papieru forma cyfrowa

Zmiana, która właśnie dzieje się na naszych oczach oznacza, że zamiast tradycyjnego listu z urzędu otrzymamy go w wersji cyfrowej. Nie mówimy o zwykłym mailu. Pismo trafi na indywidualny adres doręczeń cyfrowych. W pocztowej nomenklaturze nazwano go skrótem „ADE”. Nie jest też tak, że od 5 października, z e-doręczeń skorzystamy w pełnej krasie. Jak tłumaczy Poczta Polska Wdrażanie usługi przebiega etapowo, co oznacza, że kolejne podmioty publiczne będą dołączać do systemu zgodnie z przyjętym harmonogramem, na przestrzeni najbliższych lat”.

Rejestrowane doręczenie elektroniczne – co to takiego?

Tu pojawia się kolejny skrót, który warto zapamiętać – PURDE. To nic innego jak Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego. Zgodnie z ustawą jest to usługa zaufania, która polega na wysyłaniu wiadomości od nadawcy do odbiorcy poprzez sieć informatyczną. Kluczową rolę będzie tutaj miała tzw. „zaufana strona trzecia”. Co to takiego? Chodzi oczywiście o zachowanie pełnej poufności i tajemnicy korespondencji. Usługa ta jest adresowana zarówno dla instytucji publicznych, jak również dla przedsiębiorców oraz pozostałych osób fizycznych.

Tak samo jak w przypadku znanych dziś przesyłek rejestrowanych, również w przypadku e-Doręczeń, otrzymamy dowody nadania oraz odbioru. Korespondencja przesłana drogą elektroniczną będzie zatem traktowana w identyczny sposób, jak powszechnie stosowany obecnie list polecony. 

Korespondencja elektroniczna obwarowana przepisami

W rzeczywistości prawodawcy skonstruowali mechanizm, którego zadaniem jest przesyłanie pism w sposób bezpieczny i wzmocniony przepisami. Dzięki nim wszelkiego rodzaju wezwania czy decyzje administracyjne przesłane taką drogą, będą miały dokładnie tę samą moc prawną, co tradycyjny list polecony. Krótko mówiąc – to taki e-mail, którego działanie umocowano ustawą i konkretnymi, wiążącymi przepisami.

Publiczna Usługa Hybrydowa a e-Doręczenia

Przy okazji, nowe przepisy uruchamiają „PUH” – i nie jest to „Przedsiębiorstwo Usługowo-Handlowe” ale „Publiczna Usługa Hybrydowa. Jest ona dedykowana np. osobom, które nie są biegłe w obsłudze komputera.

Będzie ona polegała na tym, że korespondencja przesłana w formie elektronicznej, będzie automatycznie wydrukowana i włożona do odpowiedniej koperty. Taki list „obsłużony” przez pocztę, trafi do odpowiedniego adresata. W przypadku tej usługi nadawcą PUH może być wyłącznie instytucja publiczna. 

Etapy wprowadzania e-doręczeń

5 października 2021 roku startuje usługa e-doręczenia, ale to nie oznacza, że debiutuje w pełnym zakresie. Od tego dnia, każda zainteresowana osoba, będzie mogła założyć skrzynkę do doręczeń elektronicznych.

Administracja rządowa, ZUS, KRUS, czy NFZ będą stosowały nową formę komunikacji od 5 lipca 2022 roku. Urzędy miast i gmin, starostwa powiatowe czy urzędy marszałkowskie województw dołączą do tego systemu w późniejszym, bliżej nieokreślonym terminie. 

Gdzie założyć skrzynkę do e-doręczeń

Skrzynkę do e-doręczeń można założyć na rządowych portalach gov.pl oraz biznes.gov.pl. Więcej informacji na ten temat znajdziecie na oficjalnej stronie Poczty Polskiej tutaj.