Bez względu na powody zakończenia współpracy oraz jej przebieg, jako pracodawca masz obowiązek przekazania odchodzącemu pracownikowi świadectwa pracy. Co więcej, musisz to zrobić w odpowiednim terminie. W przeciwnym razie narazisz się na ogromną karę. Państwowa Inspekcja Pracy w chwili stwierdzenia nieprawidłowości dysponuje wachlarzem sankcji finansowych. Jego rozpiętość zaczyna się od 1 tys. zł a kończy na 30 tys. zł. Co gorsza, kara grozi przedsiębiorcom którzy spóźnią się nawet 1 dzień.
CZYTAJ TAKŻE: Koszt całkowity zatrudnienia pracownika w 2021 roku
Świadectwo pracy to dokument, który muszą otrzymać osoby zatrudnione w oparciu o umowę o pracę. Należy go wystawić w chwili zakończenia relacji zawodowej z danym pracownikiem. W praktyce jest to ostatni dzień stosunku pracy. Wydanie dokumentu to obligatoryjny obowiązek pracodawcy. Nie ma od niego wyjątku. Nie można zabezpieczyć nim zwrotu służbowego sprzętu. Dokładny termin ustania stosunku pracy uzależniony jest od rodzaju umowy i sposobu jej rozwiązania. Jeśli pracownik o to zawnioskuje dokument może mieć formę elektroniczną.
CZYTAJ TAKŻE: Jak przygotować telefon służbowy dla pracownika?
Jedynym wyjątkiem od obowiązku wystawienia świadectwa pracy jest sytuacja, gdy w ciągu kolejnych 7 dni po wygaśnięciu dotychczasowej umowy o pracę, podpisujesz z tym samym pracownikiem kolejną. O ile pracownik nie wnioskował o dokument.
Pamiętać należy, że świadectwo pracy musi być podpisane przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną. Jeśli osoby takiej nie będzie w chwili złożenia wypowiedzenia umowy o pracę ze skutkiem natychmiastowym. Opóźnienie pracodawcy będzie uzasadnione.
CZYTAJ TAKŻE: Co to jest ZUS IMIR i do kiedy trzeba go wysłać
Przepisy dopuszczają kilka możliwości. Możesz przekazać dokument osobiście, przesłać za pośrednictwem poczty lub firmy kurierskiej lub przekazać upoważnionej osobie. Świadectwo pracy nie musi być odbierane osobiście. To na pracodawcy ciążą ewentualne koszty doręczenia.
Zagrożenie epidemiologiczne nie może ograniczać egzekwowania przepisów prawa pracy – tak wynika ze słów Jarosława Leśniewskiego, zastępcy Głównego Inspektora Pracy. W związku z pandemią koronawirusa wizytacje pracowników PIP zostały albo całkowicie wstrzymane, albo w dużym stopniu ograniczone. Teraz ma się to zmienić. W odpowiedzi na przedłużające się obostrzenia, urząd zapowiada nowe sposoby weryfikowania prawidłowości działań pracodawców.
CZYTAJ TAKŻE: Przedwstępna umowa o pracę. Czy można karać za to, że pracownik nie podejmie zatrudnienia?
Nie wszystkie kwestie da się wyjaśnić przy użyciu nowych technologii. Czasem kontakt bezpośredni będzie niezbędny. Wtedy skorzystanie z formy zdalnej będzie niedopuszczalne. Leśniewski wskazał, że do spraw wymagających bezwzględnej obecności kontrolera w siedzibie przedsiębiorstwa należą: śmiertelne, ciężkie i zbiorowe wypadki przy pracy, a także sprawy związane z bezpośrednim zagrożeniem życia i zdrowia pracowników.
CZYTAJ TAKŻE: Koszt całkowity zatrudnienia pracownika w 2021 roku
W innych sytuacjach lub kwestiach, gdy będzie to możliwe kontrolerzy PIP będą mogli wykonywać swoje zadania zdalnie. W szczególności kontrola zdalna ma dotyczyć: oględzin dokumentów, pozyskiwania pisemnych i ustnych informacji oraz oświadczeń. Przyjęte przez organ zasady postępowania przewidują dwie formy kontroli: całkowicie zdalną i hybrydową. Od inspektora zależy, którą z nich uzna za odpowiednią i będzie chciał wykorzystać. Jednakże aby przystąpić do działania przy użyciu elektronicznych środków komunikacji potrzebna jest zgoda podmiotu kontrolowanego. Jeśli właściciel firmy, będący pracodawcą nie wyrazi zgody na wspomnianą formę działania, kontrola będzie realizowana w tradycyjny sposób. Czyli bezpośrednio w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych kontrolowanego, a w razie konieczności w siedzibie jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy.
Pierwszą wykonaną przez kontrolera czynnością będzie doręczenie kontrolowanemu pracodawcy upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz żądanie wraz z pouczeniem dotyczącym wyrażenia zgody na przeprowadzenie kontroli w sposób zdalny. Doręczenie może nastąpić za pośrednictwem poczty, platformy ePUAP lub osobiście.
CZYTAJ TAKŻE: Szef może „siłą” wysłać pracownika na zaległy urlop za 2020 rok
Kontroler przed przystąpieniem do właściwych czynności sprawdzających powinien się wylegitymować. Jeśli podmiot kontrolowany będzie miał wątpliwości co do jego tożsamości może zweryfikować daną osobę w właściwym okręgowym inspektoracie pracy.
Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę, strony ustalają szczegóły, w tym sposób przekazania dokumentów i ich zabezpieczenia. Dokumenty elektroniczne powinny posiadać podpis kwalifikowany, kopie należy potwierdzić za zgodność kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Pozostałe mogą mieć formę zdjęć czy nagrań wideo. Kopie dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem, w szczególności jeżeli będą stanowiły załączniki do protokołu z kontroli.
Dostępne środki należy dopasować do przeprowadzanych czynności np. nie zaleca się przeprowadzania przesłuchań przez telefon czy komunikator internetowy. Po zakończeniu czynności kontrolnych inspektor tworzy protokół. Przesyła jego kopię podmiotowi kontrolowanemu w celu zgłoszenia zastrzeżeń (wykorzystując Pocztą Polską lub ePUAP). Strony omawiają przesłany dokument. Kontrolowany może w terminie 7 dni od chwili przedstawienia protokołu zgłosić umotywowane zastrzeżenia. Po tym czasie PIP przesyła kontrolowanemu opatrzony podpisem inspektora egzemplarz protokołu. Kontrolowany podpisuje i odsyła egzemplarz lub przesyła odmowę podpisania. Jeżeli odmówi podpisania kontroler poinformuje o tym w notatce służbowej.
Temat zaległych urlopów co roku powraca jak bumerang. W każdej firmie znajdzie się osoba, której „coś wyskoczyło” i jakoś tak się stało, że jej plan urlopowy nie został zrealizowany. W ciągu ostatnich 12 miesięcy z powodu zawirowań związanych z pandemią koronawirusa osób, którym nie udało się zrealizować zamierzeń było naprawdę dużo. Z punktu widzenia pracownika kumulowanie wolnych dni ma sens. W razie potrzeby, chociażby choroby można je wykorzystać bez utraty części wynagrodzenia. Jednak pracodawcy nie są już tak zadowoleni z tego rozwiązania. W obawie przez dezorganizacją w okresie letnim, mogą wysłać zatrudnionych na zaległy urlop za 2020 rok, kiedy uznają to za stosowne.
CZYTAJ TAKŻE: Minimalne wynagrodzenie rośnie. Czy aneksować umowy o pracę
Rozkład prac w danym przedsiębiorstwie jest różny na przekroju roku. Natężenie uzależnione jest nie tylko od pory roku, ale także branży, czy bieżących wydarzeń. Najlepiej wie o tym szef. Na nim spoczywa też odpowiedzialność za zapewnienie ciągłości działania. Nieobecność pracowników spowodowana urlopami może tą ciągłość zachwiać. Co do zasady, osobie zatrudnionej w pełnym wymiarze etatu przysługuje 26 dni urlopowych. To dużo. Dlatego pracodawca lub wskazana przez niego osoba zarządza urlopami, tworząc w tym celu plany urlopów. A jeśli deklaracje te nie zostaną zrealizowane i następny rok przejdą dni wolne jedynym wyjściem będzie nakaz odebrania dni wolnych. I to w odgórnie wskazanym terminie. Celem nadrzędnym w tym przypadku jest dobro firmy.
Przepisy Kodeksu pracy zobowiązują pracodawcę do udzielenia urlopu, w tym roku w którym pracownik nabył do niego prawo. Od razu widać, że zaległy urlop to wyjątek od tej zasady. By wprowadzić porządek zaleca się wykorzystanie zaległego urlopu do końca pierwszego kwartału następnego roku, czyli końca marca.
CZYTAJ TAKŻE: TOP 5 wymówek w pracy zdalnej. Pracodawco, niektóre wyjątkowo łatwo wykryć
Pracodawca może skierować pracownika na odpoczynek bez jego zgody. Gdyby tego nie zrobił może zostać ukarany przez Państwową Inspekcję Pracy.