PIT-11 to bardzo ważny dokument dla wszystkich przedsiębiorców zatrudniających pracowników. Każdy płatnik ma obowiązek przekazać go dwóm podmiotom. Jednym z nich jest właściwy Urząd Skarbowy, do którego deklaracja musi trafić w poniedziałek.

Co to jest PIT-11

PIT-11 to deklaracja mówiąca o: przychodach, dochodach, kosztach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Wystawia ją pracodawca jako płatnik, na którym w ciągu roku ciąży obowiązek wpłacania zaliczek na podatek dochodowy. Dokument wystawia się patrząc na faktyczne terminy wypłaty wynagrodzenia, a nie czas zatrudnienia. Przedstawione kwoty muszą dotyczyć jednego roku.

Pracodawcy we wskazanym w przepisach terminie, muszą przesłać wypełnione formularze do Urzędu Skarbowego oraz pracownika, którego dany PIT-11 dotyczy. Dokument jest podstawą do rozliczenia się pracownika z fiskusem poprzez sporządzenie rocznego zeznania podatkowego: PIT-37 lub PIT-36.

CZYTAJ TAKŻE: Koszt całkowity zatrudnienia pracownika w 2021 roku

Dla łatwiejszego czytania niniejszego artykułu używać będziemy określenia pracownik, ale musimy zaznaczyć, że obowiązek ten dotyczy większej ilości podmiotów. Mianowicie wszystkich współpracowników. Do grupy, której trzeba przekazać PIT-11 poza osobami pracującymi w oparciu o umowę o pracę należą: zleceniobiorcy, osoby działające w oparciu o umowę o dzieło czy menadżerowie na kontraktach.

Kto musi złożyć PIT-11

Przepisy nakazują wystawienie PIT-11 wszystkim podmiotom, na których ciąży obowiązek poboru zaliczek. Zgodnie z artykułem 35 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są to:

  • osoby prawne i ich jednostki organizacyjne, które dokonują wypłaty emerytur i rent z zagranicy,
  • uczelnie, federacje podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki, instytuty naukowe Polskiej Akademii Nauk, instytuty badawcze, międzynarodowe instytuty naukowe utworzone na podstawie odrębnych ustaw działające na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zakłady pracy oraz inne jednostki organizacyjne – od wypłacanych przez nie stypendiów,
  • organy zatrudnienia – od świadczeń wypłacanych z Funduszu Pracy,
  • wojewódzkie urzędy pracy – od świadczeń wypłacanych z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
  • areszty śledcze i zakłady karne – od należności za pracę przypadającej tymczasowo aresztowanym oraz skazanym,
  • spółdzielnie – od oprocentowania wkładów pieniężnych członków spółdzielni, zaliczonego w ciężar kosztów spółdzielni,
  • oddziały Agencji Mienia Wojskowego – od wypłacanych żołnierzom świadczeń pieniężnych wynikających z przepisów ustawy z dnia 22 czerwca 1995 r. o zakwaterowaniu Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej,
  • centrum integracji społecznej – od wypłacanych świadczeń integracyjnych i motywacyjnej premii integracyjnej,
  • podmioty przyjmujące na praktykę absolwencką lub staż uczniowski – od świadczeń pieniężnych wypłacanych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich.

Do kiedy przesłać PIT-11

Odpowiedź na to pytanie zależy od tego, kto jest adresatem formularza. Pracodawca musi przesłać deklarację dwóm podmiotom, każdemu w innym terminie. Na przekazanie PIT-11 do Urzędu Skarbowego jest czas do 31 stycznia. Z kolei pracownicy muszą otrzymać PIT-11 do 28 lutego. Takie terminy wskazują przepisy, jednak w 2021 roku oba ulegają delikatnym modyfikacjom. Jak wyjaśnia Izabela Młynarczyk, prowadząca Biuro Rachunkowe BRIM, zarówno 31 stycznia jak i 28 lutego przypadają w 2021 roku w niedzielę, a to oznacza że ostatecznym terminem na przesłanie dokumentów będzie 1 lutego i odpowiednio 1 marca. – Przesunięcie wynika z treści artykułu 12 § 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa. Zgodnie z nim jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy – dodaje.

CZYTAJ TAKŻE: Szef może „siłą” wysłać pracownika na zaległy urlop za 2020 rok

Jak dostarczyć PIT-11

Na to pytanie również nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Forma w jakiej należy przekazać deklarację jest uzależniona od adresata. Przepisy nie narzucają sposobu dostarczenia PIT-11 pracownikowi. Pracodawca może wybrać dowolny sposób np. wysłać formularz pocztą czy przekazać go „do rąk własnych”. W przypadku Urzędu Skarbowego tej dowolności już nie ma. Fiskus przyjmuje PIT-11 tylko w wersji elektronicznej. Wielkość firmy pozostaje bez znaczenia. Co więcej dokument należy opatrzyć podpisem kwalifikowanym.

CZYTAJ TAKŻE: Demografia a rynek pracy. Nadchodzi epoka pracownika