Czytelnik „Magazynu Firma” wziął dotację na uruchomienie działalności gospodarczej z urzędu pracy. Gdy zakupił potrzebne mu materiały do prowadzenia biznesu, urzędnicy uznali go za…oszusta. Bo wśród dokumentów potwierdzających sprzedaż była faktura uproszczona.

Dotacja na działalność

Dotacja na działalność gospodarczą z urzędu pracy jest bardzo popularnym sposobem zdobycia pieniędzy na to by uruchomić własny biznes. I właśnie dlatego pan Kazimierz, nasz czytelnik z centralnej Polski, udał się do lokalnego urzędu po taką pomoc. Kilka miesięcy oczekiwania, stosy dokumentów i…nareszcie udało się.

Pieniądze wpłynęły na konto, firma zaczęła działalność, a pan Kazimierz rozpoczął rozliczanie wszystkich zakupów firmowych. Biznes opiera się na przygotowywaniu materiałów video z wesel i uroczystości rodzinnych. Oprócz komputera, kamery, pan Kazimierz kupił jeszcze kilka akcesoriów multimedialnych.

Jak założyć firmę w Czechach

Rozliczenie dotacji

Każdy taki zakup potwierdził fakturą VAT. Niestety w przypadku kilku drobnych elementów, urzędnicy dopatrzyli się nieścisłości. Wszystko przez fakturę uproszczoną. O takim rodzaju dokumentu pisaliśmy już w Magazynie Firma. Faktura uproszczona funkcjonuje od początku 2021 roku. Ma ona znacznie usprawniać rozliczenia na niewielkie kwoty. Jeśli przedsiębiorca kupuje jakiś produkt za niewielką kwotę (nieprzekraczającą 450 zł), to wystarczy, że na dokumencie sprzedawca umieści numer NIP kupującego i dokument staje się fakturą.

Można wtedy taki zakup zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, odliczyć sobie VAT. Ze względu na uproszczoną formę takiego dokumentu, często jest on drukowany bezpośrednio z kasy fiskalnej. I dlatego często w opisie znajdziemy  paragon fiskalny, a nie faktura.

Pan Kazimierz wybrał się do jednego z marketów ze sprzętem elektronicznym by kupić kilka akcesoriów do sprzętu firmowego. Zakupy opiewały na kwotę ok. 400 zł. Przy kasie poprosił o fakturę. Po podaniu numeru NIP otrzymał – co jest zgodne z prawem – fakturę uproszczoną. I taki właśnie dokument zaniósł do urzędu pracy by prawidłowo rozliczyć dotację.

Faktura VAT, a faktura uproszczona

Urzędnicy bez kłopotu przyjęli faktury VAT za komputer, kamerę i inny sprzęt. Mieli jednak kłopot z uwzględnieniem dokumentu elektromarketu ponieważ był zatytułowany: paragon fiskalny, a nie faktura. Pan Kazimierz udał się więc do marketu po nową fakturę.

Badanie pracownika alkomatem – zmiany w przepisach

– Poinformowano mnie, że dokument, który otrzymałem jest fakturą uproszczoną, jest zgodny z obowiązującym prawem i nowej faktury nie otrzymam bo przecież już taką otrzymałem – przekonuje pan Kazimierz.

Urzędnicy nie chcieli jednak uznać takiego dokumenty twierdząc, że formalnie nie jest to faktura. I w takiej sytuacji część dotacji nie będzie mogła być rozliczona.

– To trochę tak jakby sprzedawca w sklepie odmówił mi przyjęcia gotówki, która jest legalnym środkiem płatniczym -konkluduje pan Kazimierz.

Urzędnicy wciąż nie uznają tego dokumentu. Stwierdzili, że na dokumencie nie ma np. pełnej nazwy jego firmy, jako nabywcy. I nie przekonało ich, że jest NIP (który jest odrębnie przypisany do każdej działalności), a sam dokument jest legalną fakturą.

W całej sytuacji dobre jest to, że pan Kazimierz zdecydował się zakupić jednorazowo sprzętu większej wartości. Gdyby bowiem okazało się, że dokona kilku lub kilkunastu zakupów na mniejsze kwoty i otrzyma kilka faktur uproszczonych, to urzędnicy nie byliby w stanie rozliczyć ten dotacji i musiałby wyłożyć środki z własnej kieszeni by zwrócić urzędnikom niewłaściwie rozliczoną część.

A jakie Wy macie doświadczenia z rozliczaniem dotacji?