W ostatnich latach pracownicy działów HR nie mogą narzekać na nudę. Mają oni wiele zadań, a oczekiwania wobec ich efektywności stale rosną. Istnieje jednak sposób, aby ułatwić im wykonywanie codziennych obowiązków i stworzyć jednocześnie przestrzeń na działania kreatywne i szybszy rozwój kariery.
Mowa tu o wdrożeniu systemu typu HRIS. Popularność tego typu rozwiązań rośnie ostatnio w bardzo szybkim tempie. Czym one są i jakie korzyści wiążą się z ich wdrożeniem? Wszystkiego dowiesz się z poniższego artykułu.
Możliwości systemów typu HRIS
Systemy HRIS (ang. Human Resources Information System) możesz postrzegać jako centra dowodzenia nowoczesnych działów HR. To programy, które gromadzą w jednym miejscu wszystkie dane dotyczące pracowników i kandydatów, a także pozwalają wygodnie nimi zarządzać.
Tego typu programy są wyposażone w funkcje, które ułatwiają szereg czynności kadrowych – od momentu wystawienia oferty, przez onboarding i pracę danej osoby, aż po zakończenie współpracy. Przykładowe możliwości takiego systemu to:
- Zarządzanie czasem pracy,
- Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej,
- Zautomatyzowane generowanie umów i innych dokumentów kadrowych,
- Zarządzanie urlopami i innego rodzaju nieobecnościami,
- Sprawowanie kontroli nad inwentarzem,
- Zarządzanie wydarzeniami firmowymi i kalendarzem,
- Monitoring postępów i wydajności pracowników,
- Generowanie raportów,
- Zarządzanie projektami.
Dostępność poszczególnych funkcji, a także stopień ich zaawansowania zależą oczywiście od konkretnego systemu HRIS.
Korzyści z wdrożenia systemu typu HRIS
Systemy HRIS to wiele funkcji zamkniętych w jednym spójnym oprogramowaniu. Wpływają one na efektywność poszczególnych zadań związanych z obszarem HR, a w konsekwencji na wydajność całej firmy.
Oto konkretne korzyści, których możesz się spodziewać po wdrożeniu takiego systemu!
- Oszczędność czasu. Nowoczesne systemy automatyzują wiele rutynowych czynności – dzięki temu Twoi pracownicy zyskują czas na inne zadania.
- Łatwiejsze zarządzanie kadrami. Dzięki systemom HRIS całe centrum dowodzenia mieści się w jednym miejscu.
- Maksymalnie uproszczony dostęp do informacji. Wszystkie kluczowe dane i dokumenty znajdują się w jednym miejscu, a sprawdzić je możesz z dowolnego miejsca na świecie.
- Większa wiedza na temat pracowników. Gromadzenie danych w jednym miejscu pozwala Ci lepiej planować ich karierę, co napędza ich rozwój.
- Ułatwione podejmowanie decyzji. Nowoczesne systemy HRIS dają Ci dostęp do obiektywnych raportów i statystyk, które możesz wykorzystywać w procesach kadrowych, ale także w rozwoju organizacji.
- Lepsze planowanie kosztów. Zyskasz dostęp do wydatków związanych z obszarem HR i będziesz lepiej nimi zarządzać.
- Wzrost efektywności. Wszystkie powyższe czynniki przekładają się na zwiększenie efektywności procesów HR, a w rezultacie funkcjonowania Twojej firmy w ogóle.
Czy obsługa systemów HRIS jest trudna?
Nowe technologie mają ułatwiać, a nie utrudniać wykonywanie pracy. Ta myśl przyświeca twórcom systemów HRIS. Nie chodzi tu tylko o ich funkcje, ale także o obsługę tego typu oprogramowań, którą twórcy starają się maksymalnie ułatwić.
Oczywiście poziom łatwości (bądź też skomplikowania) obsługi zależy od danego systemu – nie możemy się wypowiadać za nie wszystkie. System HRIS HR Panorama, o którym więcej przeczytasz w dalszej części artykułu, cechuje się jednak wyjątkowo intuicyjnym interfejsem, którego używanie nie sprawi problemów nawet laikom.
Jak wybrać odpowiedni system HRIS?
Popularność systemów HRIS rośnie. W związku z tym powstaje coraz więcej tego typu rozwiązań. Jak wybrać system, który w maksymalnym stopniu spełni oczekiwania Twojej firmy? Przede wszystkim zwróć uwagę na:
- Funkcje systemu – przeanalizuj dokładnie możliwości danego rozwiązania i upewnij się, że posiada ono funkcje, które są kluczowe dla Twojej organizacji,
- Obsługę systemu – zwróć uwagę na to, aby program HRIS umożliwiał wygodne korzystanie – powinien być obsługiwany za pomocą intuicyjnego interfejsu,
- Rozwój systemu – branża HR rozwija się bardzo dynamicznie – wybrane przez Ciebie oprogramowanie HRIS powinno dotrzymywać jej kroku wychodząc naprzeciw aktualnym trendom,
- Dostosowanie systemu do obowiązującego prawa – upewnij się, że wybrane oprogramowanie jest dostosowane do regulacji prawnych w krajach, w których prowadzisz działania z zakresu HR, oraz czy aktualizacje pojawiają się na bieżąco,
- Bezpieczeństwo – sprawdź czy system posiada odpowiednie zabezpieczenia, które uchronią Twoją firmę przed wyciekiem danych. Zweryfikuj także, czy umożliwia on zarządzanie dostępami w taki sposób, aby wgląd do wrażliwych danych mieli tylko wybrani pracownicy,
- Możliwość integracji z innymi narzędziami – w Twojej firmie na pewno korzystacie z wielu programów (np. komunikatorów, takich jak Slack) – upewnij się, że możesz połączyć je w jeden ekosystem,
- Możliwość przetestowania systemu HRIS – niektóre programy HRIS udostępniają bezpłatną wersję testową, podczas której możesz wypróbować jego funkcje i przekonać się, czy jest to dobry wybór.
System typu HRIS HR Panorama
Jednym z najlepszych rozwiązań HRIS dostępnych aktualnie na polskim rynku jest system HRIS HR Panorama. To kompleksowe oprogramowanie, które powstało na podstawie 15 lat doświadczeń w branży HR.
Posiada ono wszystkie kluczowe funkcje, które uproszczą i zautomatyzują procesy HR w Twojej firmie. System HRIS HR Panorama to także możliwość dopasowania programu do konkretnych potrzeb, co sprawia, że sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie – bez względu na jego rozmiar czy skalę działania. Twórcy każdego dnia rozwijają rozwiązanie, dostosowując je do aktualnych trendów i przepisów prawnych.
System HRIS HR Panorama możesz przetestować w ramach bezpłatnego okresu testowego. Dzięki temu możesz zadecydować, czy jest to rozwiązanie dla Ciebie na podstawie własnych doświadczeń, a nie opinii innych. Zachęcamy do testów i kontaktu!
