Przedsiębiorca, który w terminie nie otrzymał całości pieniędzy za swoje towary lub usługi, staje przed widmem utraty płynności finansowej, a w niektórych przypadkach nawet bankructwa. Zazwyczaj wówczas pojawia się pytanie, kiedy można zacząć windykować niezapłacone należności z faktury?

Monitoring należności

Dzięki monitoringowi należności w każdej chwili wiesz, który kontrahent jest ci winien pieniędzy. Taki monitoring to ogół podejmowanych działań nadzorujących spłatę zobowiązań. To przypomnienie klientowi, że nie opłacił wszystkich wystawionych faktur. W przypadku większej jej liczby praktyczne jest stworzenie dedykowanego temu rejestru, w którym znajdą się takie punkty jak kwota faktury, termin płatności oraz zapisywane będą daty wpłynięcia środków na konto firmowe.

Taka baza jest bardzo istotna ze względu na sprawne zarządzanie płatnościami. Widok w formie papierowej umożliwi jak najszybsze podjęcie windykacji płatności. Z windykacją płatności z pewnością nie należy zwlekać. Zalety monitoringu należności dotyczą takich aspektów jak zachowanie płynności finansowej firmy, prowadzenie skutecznej polityki windykacyjnej (wówczas kontrahenci będą wiedzieć, że nie mogą przeciągać terminu spłaty należności), skuteczność podjętych działań windykacyjnych oraz realizację planów sprzedażowych przedsiębiorstwa.

CZYTAJ TAKŻE: Co to jest faktoring?

Windykacja 

Profesjonaliści zajmujący się odzyskiwaniem długów zauważyli jeden niezmienny model dotyczący dłużników – wyczuwają oni, kiedy mają pozwolenie na przeciąganie płatności. Wierzyciel cierpliwie czekający na swoje pieniądze, chociaż być może kosztuje to go wiele stresu i tworzy sporo problemów, a w tym samym dłużnik spłaca inne zobowiązania, dotyczące firm, które są bardziej stanowcze w odzyskiwaniu długów. Nie da się w krótkim czasie odzyskać niezbędnych pieniędzy, jak tylko przez szybkie i stanowcze działanie.

Windykację tak naprawdę powinno się rozpocząć od dnia następującego po dniu wskazanym na fakturze jako termin płatności. Początkowa windykacja nosi nazwę windykacji polubownej, co oznacza, że działania wokół dłużnika skupiają się raczej na delikatnym przypomnieniu o zadłużeniu. Trzeba je na początku podejmować, bo jeżeli sprawa trafi do sądu, należy mieć dowód, że zastosowano na wstępie polubowne sposoby rozstrzygnięcia konfliktu.

Specjaliści jako pierwsze działanie proponują zatelefonowanie do kontrahenta i przypomnienie mu o terminie płatności. Taki telefon rozwiać może wiele wątpliwości. Na przykład dzięki niemu dowiedzieć się można przyczyn braku terminowej zapłaty. Nie zawsze jest to nieuczciwe działanie, czasami wpływ na to mogą mieć czynniki obiektywne albo ludzkie. Jednak jeżeli kontrahent w ogóle nie chce podjąć rozmowy na ten temat albo co gorsza, w ogóle nie odbiera telefonu pomimo kilkukrotnego podjęcia próby kontaktu, należy podjąć działania windykacyjne. Dlatego windykację płatności powinno się rozpocząć jak najszybciej.

>>> Jak założyć firmę w Anglii gdy firma w Polsce się nie opłaca?

Wezwanie do zapłaty

Jeżeli dojdzie do nieudanej próby odzyskania należności w sposób polubowny, przedsiębiorca może zacząć windykować dług samodzielnie albo powierzyć to profesjonalnej firmie windykacyjnej. Pierwszym krokiem jest wezwanie do zapłaty. To oficjalne pismo z propozycją nowego terminu zapłaty, po którego niedotrzymaniu sprawa trafi do sądu. Dłużnik musi zapoznać się z treścią wezwania do zapłaty. Adres, na jaki należy je skierować, nie jest regulowany przepisami prawa.