Faktura to podstawowy dokument potwierdzający sprzedaż. Mimo tego, że na pierwszy rzut oka bardzo łatwo jest wystawić ten dokument, to warto zwrócić też uwagę na to, że polskie prawodawstwo skrywa kilka istotnych kwestii, na jakie trzeba zwrócić uwagę. Zatem jak prawidłowo wystawić fakturę?

Kto ma obowiązek wystawić fakturę?

W dużym uproszczeniu dokument wystawia podatnik, który uiszcza podatki od towarów i usług. Jeśli więc handlujemy z inną firmą na zasadach współpracy B2B i wykonujemy dla tej działalności na przykład usługę prowadzenia mediów społecznościowych, to obowiązek wystawienia dokumentu spoczywa na nas.

Mówi się, że faktury VAT musi wystawiać każda firma. Jest to stwierdzenie bardzo bliskie prawdy, jednak nie można określić go mianem zgodnego z faktografią w stu procentach. 

Kiedy trzeba wystawić fakturę

Nadrzędną rolę w systemie prawnym w Polsce odgrywa oczywiście sprzedaż oraz dostawa towarów i świadczenie usług na rzecz innych podatników VAT. Co warto podkreślić, można wystawić też fakturę osobie, która nie jest podatnikiem. 

Dlaczego czasem odgrywa to tak dużą rolę? Doskonały przykład, który opisuje tę sytuację to dofinansowanie rządu dla nauczycieli, by za określoną kwotę kupili dla siebie urządzenia wspomagające ich w pracy zdalnej. Wiele szkół zażyczyło sobie wtedy, by dokumentem potwierdzającym taki zakup nie był paragon, a właśnie faktura.

Klasy patronackie przyszłością handlu? Tak sieci wychowują sobie pracowników

Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Jest też podstawą prawidłowego rozliczenia podatku.

Obowiązek wystawienia faktury spoczywa na podatnikach podatku od towarów i usług.

  • Ważne! W przypadku, gdy wykonujesz czynności zwolnione z opodatkowania z powodu zwolnienia przedmiotowego (czynność zwolniona na podstawie art. 43 Ustawy o VAT), lub podmiotowo (zwolnienie z opodatkowania VAT do kwoty 200 tys. zł) nie musisz wystawiać  faktur VAT.

Obowiązek wystawiania faktur dotyczy też sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju na rzecz podmioty innego, aniżeli podatnik VAT. Spotykamy się z tą sytuacją na przykład wtedy, gdy wystawiamy dokument na dane konsumenta z innego kraju Unii Europejskiej, który nabył nasz produkt.

Działalność nierejestrowana. Czy muszę wystawić fakturę VAT?

W polskim systemie prawnym od kilku lat funkcjonuje tak zwana działalność nierejestrowana. Spotykamy się z nią wtedy, kiedy miesięczny zysk, jaki wygenerujemy, nie przekracza kwoty tysiąca trzystu złotych. Często określa się ten model prowadzenia biznesu mianem „firmy na próbę”.

Mimo tego, że idea prawna tego rozwiązania jest jak najbardziej godna pochwały, to jednak kilka kwestii wzbudza szczególne zainteresowanie ze strony osób, które działają w taki właśnie sposób. Co do zasady przyjmuje się, że faktura VAT musi być opatrzona numerem NIP, a firma nierejestrowa takiego identyfikatora przecież nie posiada.

Dominująca w prawodawstwie opinia pozwala domniemywać, że w takiej sytuacji identyfikator NIP nie ma znaczenia. Jeśli go nie posiadamy, to nie musimy (i nie możemy) umieścić go na fakturze. Nie wpływa to na ważność dokumentu w oczach administracji państwowej.

CZYTAJ TAKŻE: Dotacja z UP jednorazowa tylko z nazwy. Można dostać 5 tys. zł ponownie. I jeszcze raz

Warto pamiętać o tym, że ten model prowadzenia biznesu, mimo tego, że jego ogólny odbiór jest bardzo pozytywny, skrywa też kilka szczegółów, o których warto pamiętać. Zdecydowanie warto kontrolować, czy w danym miesiącu, aby na pewno nie przekraczamy dopuszczonej kwoty 1300 złotych zysku. Jeśli tak się stanie, to z miejsca wpadamy w system jako pełnoprawna firma i musimy dokonać rejestracji oraz płacić wszystkie charakterystyczne dla tej formy działalności składki.

Termin wystawiania faktury – co warto wiedzieć?

Pamiętajmy o tym, że ten dokument wystawia się nie wcześniej niż 30 dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonania świadczonej przez naszą działalność usługi. Z drugiej jednak strony, nie możemy zwlekać zbyt długo. Górny termin wystawienia dokumentu to 15 dzień miesiąca następującego po miesiącu dokonania dostawy lub wykonania usługi.

Istnieje od tej zasady kilka wyjątków. Na przykład w przypadku druku książek oraz gazet, czasopism i magazynów fakturę VAT można wystawić nawet do 90 dnia od wykonania czynności. Firmy budowlane mają ten czas wydłużony do trzydziestu dni.

Czy e-faktura jest tak samo ważna jak tradycyjna faktura?

Tak. Co ważne, ustawodawca interpretuje e-fakturę dość szeroko. Może nią być zarówno plik w formacie .pdf jak i .jpg czy .xml. Oznacza to, że od papierowych odpowiedników różnią się one jedynie sposobem wysyłki do partnera biznesowego. 

CZYTAJ TAKŻE: Podatek rozłożony na raty, czyli ulga o której nie każdy wie

Możemy wysłać mu ten dokument na adres e-mail, a także udostępnić plik do pobrania z naszego serwera. To spore ułatwienie dla firm, które na dodatek jest kompatybilne z wieloma aplikacjami do obsługi księgowości w zakładzie pracy.

Jakie dane umieszczamy na fakturze?

Wśród danych, które muszą się tam znaleźć, można wskazać na datę wystawienia, indywidualny numer identyfikujący dokument, nazwę nabywcy oraz jego adres czy numer, za pomocą którego nabywca usługi może zostać zidentyfikowany.

Powinniśmy pamiętać też o umieszczeniu na dokumencie daty wykonania usługi lub otrzymania zapłaty (jeśli ta nastąpiła przed sprzedażą), a także nazwę usługi i jej ilość. Na fakturze umieszczamy też cenę jednostkową netto, a także kwoty upustów, jeśli takich udzieliliśmy. Musimy też wskazać na obowiązującą na dany produkt stawkę podatku, kwotę podatku oraz łączną kwotę należności.