Biała lista podatników VAT - wszystko co musisz o niej wiedzieć

Ogólnodostępny spis płatników VAT, zawierający najważniejsze dane na ich temat to właśnie biała lista podatników VAT. Dzięki niej możliwa jest szybka weryfikacja potencjalnych kontrahentów.

Biała lista podatników VAT – co to takiego

Głównym zadaniem uruchomionego we wrześniu 2019 rozwiązania było usprawnienie procesu sprawdzenia informacji, na temat osób występujących w obrocie gospodarczym. Wcześniej do przeprowadzenia weryfikacji trzeba było przewertować listy dotyczące podatników VAT: zarejestrowanych i niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru. Z uwagi na ilość rekordów do przejrzenia, zadanie to zabierało bardzo dużo czasu.

Korzystanie z rejestru jest bezpłatne. Biała lista podatników VAT dostępna jest w internecie na stronie Ministerstwa Finansów, ale odnośnik do niej umieszczono także w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Czego dowiesz się z białej listy podatników VAT

Dane pojawiają się w rejestrze samoistnie. Za ich aktualizowanie odpowiedzialny jest szef Krajowej Administracji Skarbowej. Z kolei za przekazanie numeru firmowego rachunku do STIR odpowiada bank, w którym przedsiębiorca założył konto. Jedynie w przypadku stwierdzenia błędu podatnik, którego wpis dotyczy powinien wystosować do szefa KAS wniosek o usunięcie lub sprostowanie nieprawdziwych informacji.

CZYTAJ TAKŻE: Ryczałt 2021 – nowe zasady. Tabela limitów i stawek. Dla kogo ryczałt?

Biała lista podatników VAT zawiera następujące dane:

• nazwę firmy albo imię i nazwisko przedsiębiorcy,
• numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany,
• status podmiotu,
• numer identyfikacyjny REGON, jeśli został przyznany,
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, jeśli został przyznany
• adres siedziby,
• personalia osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej,
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej,
• imię i nazwisko lub firmę wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej,
• daty następujących zmian w statusie podmiotu: rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• podstawę prawną zmian w statusie podmiotu,
• numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.

Ich znajomość pozwoli każdej zainteresowanej osobie prześledzić historię podatkową wyszukiwanego podmiotu. To istotne szczególnie przy podejmowaniu decyzji o ewentualnej współpracy. Z rejestru dowiesz się, czy masz do czynienia z czynnym podatnikiem VAT. Poznasz powody odmówienia rejestracji, wykreślenia z listy oraz, jeśli miało to miejsce przywrócenia. Przede wszystkim potwierdzisz numer firmowego konta, na który powinieneś przelać pieniądze. Dlaczego to takie ważne? Bo jeśli przekażesz kontrahentowi sumę większą niż 15 tys. zł na rachunek, który nie jest na liście, nawet jeśli będzie on zgodny z fakturą, czekają cię sankcje.

CZYTAJ TAKŻE: Koszt całkowity zatrudnienia pracownika w 2021 roku

Jak szukać informacji w białej księdze podatników VAT

Rejestr jest bardzo prosty w obsłudze. Do wyciągnięcia danych wystarczy jeden z numerów identyfikacyjnych: NIP lub REGON, ewentualnie nazwa firmy.  W przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą imię i nazwisko. Można też od razu podać sprawdzany numer rachunku. Lista danych publikowanych w rejestrze jest długa. Niewykluczone więc, że część z nich będzie się zmieniać. Dlatego w wyszukiwarce trzeba podać datę, z której chcesz poznać informacje.

CZYTAJ TAKŻE: Monopoly po polsku, czyli kolejne pola, na których musisz za coś płacić. Podatki 2021. Lista

Co zrobić jeśli danego numeru rachunku nie ma białej liście

Biała lista podatników VAT to jak sama nazwa wskazuje rejestr podatników VAT. Nie ma w niej przedsiębiorców, którzy wybrali inną formę opodatkowania. Podmioty te mają oczywiście numer firmowego rachunku, ale zarówno jego jak i personaliów właścicieli nie znajdziesz w wynikach. Co więcej, w wyszukiwarce znajdują się tylko dane o rachunkach rozliczeniowych podmiotów aktualnie zarejestrowanych albo przywróconych do rejestru. Przy rekordach wykreślonych widoczne będą wszystkie wzmianki poza numerem konta.

Jeżeli jesteś podatnikiem VAT i twoich danych nie ma na białej liście, upewnij się czy przekazałeś informacje o numerze rachunku firmowego właściwym organom (Urząd Skarbowym CEIDG, KRS). Pamiętaj o aktualizowaniu danych. W ostateczności wyjaśnij, czy bank przekazał numer twojego rachunku firmowego do STIR.

CZYTAJ TAKŻE: Minimalne wynagrodzenie rośnie. Czy aneksować umowy o pracę

Co grozi za przelew na konto spoza białej listy

Przepisy zakładają dwie sankcje w stosunku do osób, które korzystają z rachunku, który nie widnieje na białej liście podatników VAT. Obie uzależnione są od wysokości przelewu. Jeżeli przelejesz więcej niż 15 tys. zł na złe konto, stracisz możliwość zaliczenia tej kwoty do kosztów uzyskania przychodu. Po drugie poniesiecie z kontrahentem solidarną odpowiedzialność za zaległości podatkowe, które powstaną gdy nie zapłaci on należnego podatku VAT od problematycznej transakcji. Kary można uniknąć poprzez poinformowanie o pomyłce naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy w terminie 3 dni od daty transakcji.