Czy legalna kontrola pracowników zdalnych jest możliwa? Rzeczywistość swoje, a prawo swoje. Jak skontrolować pracowników, którzy wykonują swoje obowiązki poza biurem?

Praca w trybie online, tak rozsądna i zalecana z uwagi na zdrowie podwładnych, to niemały problem dla pracodawców. Właściciele firm stracili możliwość śledzenia na bieżąco postępów zleconych prac, sposobu wykonywania obowiązków i monitorowania czasu pracy. Jak przeprowadzić kontrolę pracowników zdalnych by była zgodna z prawem?

CZYTAJ TAKŻE: Koszt całkowity zatrudnienia pracownika w 2021 roku

Praca zdalna to nie telepraca

Praca zdalna mimo, że funkcjonuje w praktyce od dawna, nie jest zdefiniowana w przepisach. Kodeks pracy reguluje jedynie telepracę, a to nie to samo. Nasilenie zjawiska home office, spowodowane przez pandemię koronawirusa, wymusza na ustawodawcy wprowadzenie stosownych modyfikacji. Jednak pomimo wielokrotnych zapowiedzi, nowelizacji nadal nie ma. A jedyna aktualizacja z 5 września br. (wprowadzona w ustawie o delegowaniu pracowników) dotyczyła zgody na wydłużenie pracy zdalnej do 3 miesięcy od ogłoszenia końca pandemii.

CZYTAJ TAKŻE: Oryginalne benefity pracownicze w covidowych czasach

Powstała luka prawna rodzi wiele wątpliwości, z którymi przedsiębiorcy muszą radzić sobie sami. Niektórzy względem pracowników na home office stosują przepisy dotyczące telepracy. W końcu w obu przypadkach praca wykonywana jest w domu. Nie jest to rozwiązanie idealne i o czym należy pamiętać, dotyczy, tak jak cały Kodeks pracy, jedynie osób zatrudnionych na umowy o pracę.

Kontrola w domu tylko za zgodą

Audyt osób zatrudnionych w formie telepracy może dotyczyć: wykonywania pracy, inwentaryzacji, konserwacji lub instalacji powierzonego sprzętu, czy spełniania zasad BHP. Ale o kontroli pracownik musi zostać poinformowany i co więcej musi się na nią zgodzić.

Pracodawca albo wysłany przez niego kontroler nie mogą samozwańczo zakłócać miru domowego. Czy taka zapowiedziana kontrola w zakresie efektywności pracy ma sens? Trudno odpowiedzieć na to pytanie. W przypadku telepracy obie strony relacji w terminie 3 miesięcy od jej wprowadzenia mogą z niej zrezygnować i przywrócić poprzednie warunki.

CZYTAJ TAKŻE: Abonament radiowo-telewizyjny za komputer w firmie? Już nic nas nie zaskoczy

Co do zasady, pracodawca, który w tym czasie uzna, że telepraca się nie sprawdza może zażądać od podwładnego powrotu do biura. Z takiego uprawnienia może też skorzystać zwierzchnik pracowników zdalnych. Pandemia covid-19, czyli przyczyna skierowania sporej części zatrudnionych na home office nie mija, więc nakazanie pracownikowi zdalnemu powrotu do biura, może budzić jego sprzeciw. Pewnym jest, że tak jak w przypadku telepracy, do bezpośredniej kontroli pracowników zdalnych niezbędna jest zgoda kontrolowanego. Jedynie policja, posiadając odpowiednie dokumenty może żądać wpuszczenia do mieszkania.

Wątpliwy monitoring zdalny

Skoro niezapowiedziany nadzór bezpośredni nie wchodzi w grę, warto pomyśleć o kontroli zdalnej. Możliwości w tym zakresie jest bardzo dużo, ale nie wszystkie są zgodne z prawem. Fakt, że pracodawca przekazał podwładnemu sprzęt: komputer i telefon nie powodują, że nabył prawa do śledzenia wszystkich podejmowanych przez niego na tych urządzeniach działań.

CZYTAJ TAKŻE: Masz alkomat w firmie? Grożą ci gigantyczne kary

Granice kontroli wyznaczają bowiem: prawo do prywatności w tym także tajemnica korespondencji czy ochrona danych osobowych. Jednakże dbanie o bezpieczeństwo firmowych danych jest zrozumiałe. Dostępne na rynku programy, jak na przykład Statlook poza obserwacją działań użytkownika ma także opcję blokowania niektórych stron i dysków zewnętrznych. Pewnym jest, że pracodawca powinien poinformować pracownika o formach przeprowadzanych kontroli.

Bez względu na to, czy będzie to program rejestrujący czas logowania np. TimeCamp czy śledzący aktywność użytkownika oraz jego bezczynność np. ManicTime, system dziennego raportowania w postaci Excela, czy tak zwany „pulpit zdalny” np. TeamViewer, warto stworzyć regulamin pracy zdalnej, przedstawić w nim wszystkie dane i uzyskać akceptację pracownika.

CZYTAJ TAKŻE: Koniec tradycyjnych nieruchomości komercyjnych. Tak będzie wyglądać branża w kolejnych latach

Kontrola pracowników zdalnych, a elastyczność

Kontrola to uprawnienie szefa, nie jego obowiązek. Wiele firm nie ingeruje w sposób wykonywania obowiązków zawodowych, jeżeli osiągane przez pracowników wyniki pozostają bez zmian (takie rozwiązanie przypomina relację na podstawie umów cywilnoprawnych np. o dzieło czy zlecenie).

Część podmiotów zamiast audytów wprowadziło codzienne spotkania online, na których omawiane są etapy projektów i realizowanych zadań. Oba przykłady są przejawem cenionej ostatnio elastyczności. Pracownicy, którzy muszą łączyć pracę zawodową z obowiązkami domowymi i opieką nad dziećmi chwalą sobie możliwość nadgonienia pracy wieczorem.

Jednak rośnie liczba skarżących się na późne telefony, maile. Zacieranie się granica pomiędzy życiem zawodowym, a prywatnym jest bardzo niebezpieczne. Dlatego nawet w elastycznym podejściu do realizacji zadań, warto ustalić zasady. Usystematyzuje to pracę całej firmy.