Każdy przedsiębiorca musi płacić podatki i prowadzić księgowość. Księga przychodów i rozchodów to nie tylko obowiązek, ale i pomoc w robieniu biznesowych analiz i wyliczeń.

Co to jest księga przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów to najprostszy sposób prowadzenia ewidencji księgowej. KPiR jest bardzo popularna wśród małych przedsiębiorców, właśnie dlatego że ma przystępną formę. A także bardzo jasne zasady wypełniania. To nic innego jak wypełniany według podanego przez ministerstwo wzoru rejestr finansów danego biznesu.

W Księdze przychodów i rozchodów jak sama nazwa wskazuje przedsiębiorca odnotowuje wszystkie przychody i rozchody czyli wpływy i koszty wynikające z prowadzenia działalności. Jest to niezbędne do wyliczenia wysokości podatków, które każda osoba prowadząca firmę ma obowiązek płacić. Ale również systematycznie prowadzony billing pozwala szybko ocenić sytuację danej firmy.

CZYTAJ TAKŻE: Jaka forma opodatkowania będzie najlepsza

Księga przychodów i rozchodów powinna zostać założona pierwszego dnia prowadzenia działalności. Może przybierać formę papierową lub elektroniczną. Najważniejsze aby zawarte w niej dane były usystematyzowane i ułożone latami. Naprawdę warto się do tego przyłożyć. Ponieważ nierzetelne prowadzenie księgi to przestępstwo skarbowe, za które grozi kara pieniężna.

Jak zbudowana jest księga przychodów i rozchodów

Wymagania formalne do księgi przychodów i rozchodów widnieją w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jeśli przedsiębiorca ma jakiekolwiek wątpliowści może w każdej chwili zweryfikować swoją księgę lub skorzystać z gotowych druków i wzorów. Zgodnie z nim rejestr powinien składać się z 17 kolumn:

Kolumna 1 – Numer zapisów do księgi
Kolumna 2 – Data wynikająca z dokumentu stanowiącego podstawę wpisu
Kolumna 3 – Numer faktury lub innego dowodu
Kolumna 4 i 5 – Dane kontrahentów
Kolumna 6 – Opis zdarzenia gospodarczego,  np. zakup materiałów, czy  wypłata wynagrodzeń za dany okres
Kolumna 7 – Przychody ze sprzedaży
Kolumna 8 – Pozostałe przychody
Kolumna 9 – Suma przychodów z kolumn  7 i 8.
Kolumna 10 – Zakup materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu
Kolumna 11 – Koszty uboczne zakupu
Kolumna 12 – Wynagrodzenie brutto wypłacane pracownikom
Kolumna 13 – Pozostałe koszty, niewymienione w kolumnach 10–12
Kolumna 14 – Suma wydatków z kolumn 12 i 13
Kolumna 15 – Kolumna jest wolna. Można w niej wpisywać inne zdarzenia gospodarcze niż wymienione w kolumnach 1–13.
Kolumna 16 – Koszty działalności badawczo-rozwojowej
Kolumna 17 – Uwagi co do treści zapisów w kolumnach 2–16

CZYTAJ TAKŻE: Działalność gospodarcza w domu. Jak rozliczyć koszty

Kto musi prowadzić KPiR

Księga przychodów i rozchodów jest obowiązkowa dla przedsiębiorców, którzy spełniają łącznie trzy następujące warunki. Pierwszym jest rozliczanie się z fiskusem na podstawie skali podatkowej lub liniowo. Jedynie te dwie podatkowe opcje zezwalają na ewidencjonowanie w księdze. Ponadto rozliczana w ten sposób działalność musi być prowadzona w formie: jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki cywilnej (wspólnikami są osoby fizyczne), spółki jawnej (wspólnikami są osoby fizyczne), spółki partnerskiej. Trzeci warunek dotyczy wysokości rocznych przychodów netto. Nie mogą one przekroczyć 2 mln euro w poprzednim roku.

CZYTAJ TAKŻE: Przygotuj się na nowe podatki. I to szybko

KPiR dodatkowe wymagania

Księga przychodów i rozchodów jest dokumentem księgowym. Każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania jej przez co najmniej 5 lat. Licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na podstawie tej księgi. Przepisy regulują także miejsce, w którym księga powinna się znajdować. Jest to siedziba przedsiębiorstwa lub miejsce wykonywania działalności. Jeśli przedsiębiorca korzysta z pomocy biura księgowego, KPiR może leżeć w tamtejszej siedzibie.

CZYTAJ TAKŻE: Kiedy jest możliwa zmiana formy opodatkowania

Obok księgi przychodów i rozchodów przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji: środków trwałych, sprzedaży, przebiegu pojazdów.